ในปัจจุบันนี้มีองค์กรมากมายที่จำเป็นต้องมีการปรับตัว และมีอีกบ้างที่พยายามอย่างล้นเหลือที่จะปรับองค์กร มีแนวคิดที่จะปรับปรุงกิจการตัวเองด้วยการ “ปรับองค์กร” หรืออาจถูกบีบบังคับให้ต้องทำการปรับองค์กร ด้วยเหตุผลหลายๆ ประการ เช่น เพราะว่าองค์กรเกิดความยุ่งยากในตัวของมันเอง เนื่องจากการเติบโตมากขึ้นโดยไร้ทิศทาง หรือความวุ่นวายมันสะสมไว้มากเกินไป จนกระทั่งก่อเป็นปัญหาเรื้อรัง และกระทบไปสู่ปัญหาอื่นๆ ตามมาเป็นงูกินหาง หรือแม้แต่เกิดการแข็งตึงตัวในระบบการบริหารงานเกินไป ไม่มีหนทางหรือหาหนทางยืดหยุ่นไม่ได้ หรือ หย่อนจนดึงเท่าไรก็ไม่พอดี ให้ดึงมากก็จะขาดไปเลยก็มี ไม่รู้จะปรับเปลี่ยนอะไรก่อนดี และจะปรับได้อย่างไร เนื่องจากการแข็งตัวหรือหย่อนตัวในระบบต่างๆ ขององค์กร มักก่อแนวกำแพงความคิดหลากหลายไปทั่ว และหล่อหลอมซึมไปทีละเล็กละน้อยจนปรับเปลี่ยนอะไรยาก ที่เปลี่ยนได้ง่ายที่สุดเห็นจะเป็นเทคโนโลยี และ การทาสี อาคาร ตกแต่งหลังคา ทำได้เพียงเท่านี้  เป็นต้น

ปรับ “องค์กร” หรือปรับ “ทัศนคติ”

การทำการปรับเปลี่ยนองค์กรก็ไม่ใช่ง่ายนักที่จะทำเช่นนั้น ในบางองค์กร การปรับปรุงองค์กรอาจกลายเป็นอุปสรรคไปเลยก็ได้ เช่น งานไม่เดิน งานมีปัญหาเนื่องจากเทคโนโลยีสะดุด หรือผู้ใช้เทคโนโลยีไม่พร้อมกับเทคโนโลยีชนิดนั้นๆ ก่อปัญหาร่ำไป หรือตัวบุคลากรไม่เหมาะกับความรู้ที่ต้องใช้กับเทคโนโลยีเหล่านั้น เป็นต้น

แต่ดูเหมือนว่าสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดยังไม่ใช่ความจริงของปัญหาเลย ถ้าความร่วมมือร่วมใจในการปรับองค์กรจะได้รับการตอบสนองอย่างจริงใจของทุกๆ ฝ่ายได้แก่ บุคลากร หัวหน้า และตัวผู้บริหารเอง ความร่วมมือที่ว่านี้จะมาจากไหนได้ ถ้าไม่ใช่มาจาก“ทัศนคติ”ที่เห็นชอบด้วยของผู้นั้น นำไปสู่ความเต็มใจร่วมมือ ไม่ว่าจะมีปัญหามากน้อยแค่ไหน การแก้ไขก็มีความเป็นไปได้ อย่างราบรื่นและมีความสุข เห็นผล “งานได้ผลคนได้รอยยิ้มแห่งความภูมิใจ”

ความคาดหวังของแต่ละฝ่าย

  ในการให้คำจำกัดความของการปรับเปลี่ยนองค์กร ที่กำลังพูดถึงอยู่นี้ เกิดมาจากความคาดหวัง  สำหรับนายจ้าง โดยคาดหวังว่าอะไรๆ จะดีขึ้นจากการปรับเปลี่ยน งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น นายจ้างคงสบายขึ้น และ ธุรกิจจะดีขึ้น แต่ส่วนใหญ่ สำหรับนายจ้างแล้ว การปรับเปลี่ยนองค์กร เกิดจาก 2 ด้าน 

ด้านที่ 1. การปรับเพื่อก้าวไปสู่อนาคตที่สดใส

ด้านที่ 2. การปรับเปลี่ยนเพื่อแก้ปัญหาที่สะสมอยู่มากมาย และรักษาสภาพการค้าไว้ ก่อนที่จะสูญสิ้น

 แต่สำหรับลูกจ้างแล้ว ความคาดหวังว่าการปรับเปลี่ยนของพวกเขา คือการจะได้ปรับเงินรายได้และสวัสดิการของตัวเอง นั่นหมายถึงการปรับองค์กรของลูกจ้าง การได้สวัสดิการอะไรใหม่ๆ เพิ่มขึ้นไม่ว่าจะมาจากสาเหตุอะไรก็ตาม นั่นคือการปรับองค์กรของลูกจ้าง น้อยครั้งที่ลูกจ้างจะให้ความหมายของการปรับองค์กรว่าหมายถึงการปรับปรุงการทำงานใหม่ๆ ที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากตัวลูกจ้างเท่านั้น  การเปลี่ยนกลยุทธ์ในการทำงานแบบกลับหัวกลับหาง แบบไม่ต้องรอเวลาให้อะไรอะไรมันดีขึ้นไปตามกาลเวลาของมัน หมุนไปของมันเอง (หมายถึงการปรับไปตามกระแส)  การปรับใช้ความรู้ใหม่ๆ ซึ่งอาจหมายถึงการต้องดัดตนอย่างเร็วและ อย่างรุนแรง จนแทบเคล็ดกันไปเลย มีหลายๆ หน่วยงานที่ปรับองค์กรคือการปรับเปลี่ยนคน แต่ก็มีอีกหลายองค์กรที่ไม่ถึงกับเปลี่ยนคน แต่ใช้วิธีผสมผสานระหว่างความเก่าและความใหม่ ดังนั้นในแต่ละวิธีการของการปรับเปลี่ยนนี้ ก็ยังพบว่ามีความคาดหวังต่างๆ เกิดขึ้นหลากหลาย และ มีรูปแบบต่างๆ กันไป มาดูกันทีละแบบ

แบบของความคาดหวังว่าจะปรับความรู้ให้คนภายในองค์กร : แบบนี้การจัดทำคือ การให้ความรู้เพิ่ม การให้การฝึกอบรม แต่ผลที่แท้จริงคือ ต้องการปรับเปลี่ยน ทัศนคติ แบบนี้ถือว่าเป็นแบบช้าๆ และไม่เด็ดขาด ทำร่วมกับอีกหลายรายการของการปรับเปลี่ยน แต่มักพบว่าจะมีคนที่หัวดื้อ และมองไม่เห็นความจำเป็นที่ต้องทำ เนื่องจากพอใจในสถานการณ์ของตนที่เป็นอยู่แล้ว ไม่ต้องการการปรับเปลี่ยน เพราะอาจมีผลต่อสถานภาพของตนเอง อายที่จะบอกว่าอยู่มานาน ทำงานมานานแล้วจะไม่รู้ มักเข้าใจสับสนต่อการตอบคำถามเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจว่าทุกซอกทุกมุมฉันรู้หมด คนพวกนี้มักมีนิยายเก่าแก่เกี่ยวกับองค์กรมากมาย ส่วนคนที่อายุการทำงานอยู่กับองค์กรน้อยๆหน่อย จะให้ร่วมมือกับการเรียนรู้ การอบรมใหม่ๆ มุ่งการพัฒนาต่อไป เพราะยังมองหาความก้าวหน้าในองค์กรอย่างเต็มเปี่ยมของความคาดหวัง มักมีคำถามติดปากกันว่า แล้วทำไมคนที่อยู่นานๆ ถึงไม่สามารถให้ความร่วมมือได้เต็มที่ หรือไม่ชอบการปรับเปลี่ยนทัศนคติเอาเลย อันนี้ก็มีที่มาหลายสาย หลายฉาก และ หลายวิธีการ มีการบ่มเพาะก่อตัวกันมา มันก็เหมือนน้ำมันเผาไหม้มาหลายๆ รอบ เกิดอะไรขึ้นกับน้ำมันใช้แล้วเหล่านั้น ไม่เชิงไร้ประโยชน์แต่จำกัดรูปแบบในการใช้ เนื่องจากเกิดการหนืด นำไปใช้ในบางเรื่องไม่ได้ เครื่องจักรใหม่มากๆ น้ำมันพวกนี้ไม่มีประโยชน์ นอกจากนำไปรีไซเคิลใช้ หรือใช้ในรูปแบบใหม่ต้องผ่านการแปรรูปไปใช้ใหม่ แล้วถ้าส่วนผสมในการแปรรูปไม่เพียงพอ องค์กรจะทำอย่างไร เพื่อเติมส่วนผสมที่เหมาะสมให้เกิดการแปรรูปได้ องค์กรคาดหวังการแปรรูปหรือไม่ ดูได้จากการให้การฝึกอบรมอย่างเข้มข้นในการฝึกอบรม ถ้ามีมากลงทุนสูงนั่นแสดงว่า องค์กรคาดหวังสูงกับการแปรรูป แต่ถ้าไม่คาดหวัง องค์กรจะทำอย่างไร หรือคาดหวังไม่ได้ ต้องทำอย่างไร หนทางหนึ่งคือ “เสี่ยง” ลงทุนซื้อหามาใหม่และนำมาใช้งาน ที่ว่าเสี่ยงนั้นคือไม่รู้จะแม็ตชิ่ง หรือ เข้ากันได้กับเครื่องเก่าๆ ที่มี หรือ ตัวองค์กรเองหรือไม่ อันนี้เป็นปัญหาที่ต้องเผชิญ และองค์กรต้องพร้อมกับการปรับรูปแบบแบบนี้อย่างแท้จริง โดยทำความเข้าใจถึงสถานะและบทบาทการบริหารและแสดงความคาดหวังอย่างเปิดเผย ตรงไปตรงมา เพื่อเปิดโอกาสให้ทุกฝ่ายปรับตัวและคาดหวังในจุดเดียวกัน ในระหว่างการปรับเปลี่ยนนี้ การปรับเปลี่ยนมีหลายแบบ ดังที่เห็นได้ชัดและมักทำกันก่อนการปรับอย่างอื่นๆ ได้แก่ การปรับระบบการทำงานใหม่

แบบปรับระบบการทำงานใหม่ : คือการปรับเปลี่ยนรูปงานและ แผนกงาน และเพิ่มเสริมหน้าที่รับผิดชอบ เอกสาร การส่งงาน การประสานงานใหม่ๆ งานอาจมากหรือน้อยและยากขึ้นไปอีก ใส่ระบบเข้าไป ทุกคนต้องทำตามที่ระบบสั่งการ หรือดำเนินไปตามที่ระบบต้องการมากขึ้น แน่นอนระบบเหล่านี้ต้องมีการเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่นกัน ดังนั้นในการปรับเปลี่ยนจึงเน้นผลการปฏิบัติจากแนวระบบเป็นส่วนใหญ่ ไม่เน้นไปที่ความคิดจิตใจของคนทำงานมากนัก เน้นที่ปฏิบัติได้ หรือไม่ได้เท่านั้น และนั่นจะนำไปสู่การพัฒนาปรับปรุง ปลูกฝังไปกันพฤติกรรมของคน จนทัศนคติของคนเปลี่ยนไปตามระบบที่วางไว้

รูปแบบการปรับ

ทัศนคติในการปรับระบบ รวมทั้งการปรับทัศนคติ และระบบใหม่ๆ ที่มีต่อการปรับรูปแบบองค์กรนี้ มี 3 รูปแบบ ได้แก่ 

(1) การปรับเป็นแบบเชื่อครึ่งไม่เชื่อครึ่ง ดังนั้นจึงเลือกทำการปรับเปลี่ยนบางจุดที่สะดวกใจจะทำ หรือบางครั้งอาจจะเป็นเรื่องที่เหลือล้นเกินที่จะทำ ไม่รู้จะทำให้ครบได้อย่างไร ปัญหาเรื่องคน เรื่องเงิน และ ทัศนคติมากมาย เกรงกันไปเกรงกันมา เปลี่ยนแปลงวัตถุนั้นง่าย แต่เปลี่ยนคนนี่ซิจะทำได้อย่างไรให้ง่ายแบบพลิกฝ่ามือ คงไม่ใช่เรื่องที่จะเห็นผลได้เร็วแน่นอนหรือไม่แน่ใจด้วยซ้ำว่าจะทำได้ ปัญหาอุปสรรคส่วนใหญ่แล้วเป็นที่ผู้บริหารระดับ Senior เองมากกว่าที่ไม่สามารถเปลี่ยนทัศนคติได้ บางคนซ้ำร้ายเมื่อมีการปรับเปลี่ยน ทุกคนทำงานราบรื่นขึ้น ปัญหาเริ่มหายไป เข้าที่เข้าทางมากขึ้น ผู้บริหารระดับซีเนียร์เองนี่แหละ ไม่รู้จะทำอะไรต่อไป งงๆ หลงทาง เพราะไม่ค่อยมีปัญหา แทนที่จะปรับตนเองในการทำงานให้เป็นการบริหารแบบควบคุม ทำไม่เป็น วางตนไม่ถูก เลยดูเหมือนตัวเองจะไม่มีงานไปเลย กลัว เกิดการเคว้งคว้าง นี่แหละ ด้วยอำนาจที่มีอยู่ในมือล้นหลาม เมื่อรู้สึกว่าอะไรๆเริมดีขึ้น ก็เริ่มวางใจลืมตัวดึงเข้าไปสู่ระบบเก่าที่ตนคุ้นเคยอีก เลยกลายเป็นระบบใหม่บ้างเก่าบ้างแต่ทัศนคติเก่า .... น่าอึดอัดเป็นอย่างยิ่ง

(2) แบบเชื่อหมดใจแต่ทำไม่ได้ เกิดอะไรขึ้นกับการปรับเปลี่ยน ทั้งๆ ที่เชื่อหมดใจ ว่าต้องทำการปรับเปลี่ยน แต่ปรับไม่ได้ ปัญหาอุปสรรคมักเกิดจากด้านวัตถุ คน และ เงิน เพราะปรับระบบใหม่ๆ พร้อมเปลี่ยนพร้อมปรับ ออกคำสั่งโป๊ะไปได้เลย แต่ถ้าไม่มีคนที่จะทำตามคำสั่งได้เลย ด้วยข้อจำกัดหลายอย่าง เช่นความรู้เชิงลึก เชิงราบ ความสามารถใหม่ๆ ยิ่งเทคโนโลยีไม่พร้อมเป็นใจด้วย ก็เป็นสาเหตุหนึ่งได้ และสุดท้ายก็ต้องการเงินเข้ามาว่าจ้างคนใหม่ ซื้อเครื่องจักรใหม่ ถ้าเชื่อหมดใจอยู่แล้วที่มีต่อการปรับเปลี่ยนดังกล่าว ก็อาจพร้อมใจลงทุนเงินก้อนไปเลย แต่ถ้าไม่พร้อมด้านเงินก็ไม่สามารถทำได้ เป็นเหตุให้ทำได้แต่เพียงเชื่อหมดใจ

(3) เชื่อหมดใจและทำอย่างทุ่มเท ข้อนี้เห็นได้ชัดเจนจากกิจการของคนญี่ปุ่น ทั่วๆ ไป ที่เห็นความสำคัญต่อการปรับเปลี่ยนตลอดเวลา ไม่เคยรั้งรอ ไม่มีการยึดติดกับอุปสรรค ปัญหาอะไรนานๆ หาทางแก้ไข ต้องแก้ให้ได้ตลอดเวลา และไม่ใช่การแก้เฉพาะหน้าด้วย แต่เป็นการแก้เชิงระบบ อำนาจการตัดสินใจเป็นไปตามที่ระบบกำหนดไว้ มีปัญหาอะไรเกิดขึ้นไม่ต้องรอคนมาเล่าเรื่องราว กล่าวหากัน หาข้อมูลความผิดพลาดได้จากรายงานที่มีที่มา และมีที่ไป ไม่มีใครแก้ไขปัญหาเองแบบเดาส่งลองสุ่มอยู่คนเดียว เก่งแบบลึกลับ แต่จะแก้เป็นทีมระดมกำลังเต็มที่ คนทุกคนที่ทำงาน ต้องได้รับความรู้ใหม่ๆตลอดเวลา จากข้อผิดพลาดและการแก้ปัญหา และทุกคนพร้อมที่จะเรียนรู้ ไม่มีใครเก่งที่สุด นี่คือ มีทัศนคติที่ได้รับการปลูกฝังให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง การปรับเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา ในขณะที่บุคลากรมีทัศนคติรองรับและคาดหวังอยากได้สิ่งใหม่ๆ ตลอดเวลา เช่นเดียวกัน ดังนั้นความคาดหวังที่เกี่ยวกับคน หรือตัวพนักงานเองไม่ว่าในมุมมองด้านการเงิน สวัสดิการจึงถูกทำให้เกิดการสมดุลระหว่างคุณภาพในตัวพนักงานเอง ที่วัดค่าออกมาเป็นค่าความสามารถง่ายขึ้น และ พนักงานมีความมั่นใจตนเองมากขึ้น ส่งผลให้ พอใจในสภาพความเป็นอยู่ โดยตระหนักว่าขึ้นอยู่กับความสามารถในการทำงานใหม่ๆและมีรายได้สวัสิดการก็มีการแปรรูปได้ไปตามลักษณะการทำงานเช่นกัน มีเป้าหมายที่จะก้าวไปข้างหน้าชัดเจน รูปแบบนี้เองที่เป็นความคาดหวังระหว่างกัน ที่สมดุลทั้งสองฝ่ายระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง อย่างนี้เองจึงไม่มีใครอยากอยู่กับที่หรือยึดติดกับสิ่งเดิมๆ แน่นอน