กิจกรรมและบทบาทของนักวางแผน

       เมื่อพูดถึงนักวางแผน ไม่ว่าจะในองค์การของภาครัฐหรือเอกชน นักวางแผนนั้นจะมีหน้าที่ทีคล้ายคลึงกัน โดยนักวางแผนนั้นจะมีหน้าที่ที่คอยช่วยเหลือนักบริหารในด้านการวิเคราะห์สถานการณ์ และเสนอประเด็นเชิงกลยุทธ์ ให้นักบริหารตัดสินใจได้ว่าควรจะเลือกกลยุทธ์ใด ซึ่งในองค์การภาครัฐนั้นองค์ประกอบต่างๆในเรื่องการวางแผนนั้นอาจจะมีความสลับซับซ้อนมากกว่าในองค์การเอกชน เหตุเนื่องจากว่าในองค์การภาครัฐนั้นองค์ประกอบต่างๆในเรื่องการวางแผนนั้น การกำหนดนโยบายหรือแผนกลยุทธ์นั้นมีความเกี่ยวพันธ์กับทุกส่วนของประเทศ ครอบคลุมทั้งกิจกรรและธุรกรรมของหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ ภาคธุรกิจเอกชน ตลอดจนประชาชนโดยทั่วไป ดังนั้นการบริหารงานขององค์การภาครัฐนั้นจึงมีความสลับซํบซิอนมากหว่าองค์การภาคเอกชน การวางแผนจึงต้องมีความสลับซับซ้อนมากขึ้นไปด้วย ถึงแม้ว่าองค์การภาครัฐนั้นองค์ประกอบของการวางแผนจะมีความสลับซับซ้อนมากกว่าองค์การในภาคเอกชน แต่อย่างไรก็ตาม หน้าที่ของนักวางแผนไม่ว่าจะภาครัฐหรือเอกชนก็มีหน้าที่ที่คล้ายคลึงกัน คือทำหน้าที่ช่วยนักบริหารในการวิเคราะห์สถานการณ์ สรุปปัญหา วิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนวทางในการแก้ไข เพื่อสามารถที่จะทำให้นักบริหารทำหน้าที่ตัดสินใจว่าจะใช้แผนต่างๆเพื่อดำเนินการอะไร และจะดำเนินการอย่างไรได้อย่างถูกต้องหรือปราศจากข้อผิดผลาดน้อยที่สุด

        ดังนั้นกิจจกรรมและบทบาทของนักวางแผน ไม่ว่าจะในองค์การภาครัฐหรือเอกชนนั้นจะมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเลือกและดำเนิดกลยุทธ์ของนักบริหารที่มีต่อองค์การนั้นเหมือนกัน ซึ่งจะแบ่งกิจกรรมและบทบาทของนักวางแผนออกเป็น 2 ตอน คือ ขั้นตอนการวางกลยุทธ์ ( strategy formulation ) กับขั้นตอนการวางกำหนดการ ( strategic programming ) ซึ่งนักวางแผนมีกิจกรรมและบทบาทดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 1 :  กิจกรรมและบทบาทในขั้นการวางกลยุทธ์

         กิจกรรมในขั้นการวางแผนกลยุทธ์นี้เป็นกิจกรรมของนักวางแผน เพื่อจะหาข้อมูลพื้นฐานที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของนักบริหาร สองเรื่องคือ การกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายปลายทาง ( ends ) กับการกำหนดกลยุทธ์หรือแนวทางในการดำเนินการ ( means ) ซึ่งมีกิจกรรมดังต่อไปนี้

1                 รวบรวมข้อมูลและข้อเท็จจริงต่างๆ รวมทั้งการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมหรือสถานการณ์ทั้งภายในและภายนอกองค์การ

2                 ระบุปัญหาและความต้องการที่นักบริหารควรให้ความสนใจ ว่ามีอะไรบ้าง

3                 วิเคราะห์เพื่อวินิจฉัยว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาและความต้องการเกิดจากอะไร

4                 กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายในการแก้ปัญหาหรือตอบสนองความต้องการ

5                 กำหนดกลยุทธ์หรือวิธีการในการแก้ปัญหาหรือตอบสนองความต้องการ

             กิจกรรมที่กล่าวมานั้นมีจุดประสงค์เพื่อช่วยให้นักบริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ดังนั้นเพื่อป้องกันความผิดผลาดของการตัดสินใจของนักบริหารที่จะเกิดขึ้น นักวางแผนจึงต้องมีบทบาทขั้นตอนนี้ดังต่อไปนี้

 เป็นที่ปรึกษา ( the consultant )

           ในการวางแผนเรื่องใดเรื่องหนึ่งนั้น นักวางแผนจะต้องมีความรู้มีความเข้าใจเรื่องใดเรื่องหนึ่งเป็นอย่างดี เพื่อที่นักวางแผนนั้นสามารถที่จะทำการวิเคราะห์หรือให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารได้เป็นอย่างดี เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารให้ตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

เป็นนักเจรจาต่อรอง ( the negotiator )                          

         งานวางแผนนั้นไม่ใช่งานที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่จะเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงานและกลุ่มคนหลายกลุ่ม ซึ่งอาจมีความแตกต่างกัน เมื่อมีความแตกต่างกัน ก็อาจเกิดความม่เข้าใจและเกิดปัญหาการขัดแย้งเกิดขึ้นได้ง่าย ดังนั้นทักษะในเรื่องการเจรจาต่อรองเพื่อให้ทุกฝ่ายลงรอยกันหรือหาข้อสรุปร่วมกันได้ จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งต่อนักวางแผน เพื่อขจัดปัญหาความขัดแย้งและทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้

เป็นผู้ประสานงาน ( the coordinator )

              การประสานงานร่วมมือร่วมใจกันทำงานของแต่ละหน่วยงานนั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการที่จะทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการกำหนดจุดมุ่งหมายและแนวทางการดำเนินงานขององค์การ เพื่อให้การวางแผนนั้นประสบความสำเร็จ ดังนั้น นักวางแผนจึงต้องเป็นผู้ประสานงานที่ดีด้วย

เป็นผู้อำนวยความสะดวก ( the facilitator )

              ในการดำเนินการวางแผนที่ดีนั้น นักวางแผนหรือหน่วยงาน จะต้องคอยอำนวยความสะดวกให้หน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้หน่วยงานต่างๆนั้นรู้สึกว่าได้รับความสะดวกไม่ถูกคอยขัดขวางการทำงาน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีของหน่วยงานวางแผนและหน่วยงานอื่นๆ การทำงานจึงความสะดวกราบรื่น หน่วยงานต่างๆตั้งใจทำงาน ซึ่งเป็นผลดีต่อขั้นตอนของการวางกลยุทธ์

ขั้นตอนที่ 2 :  กิจกรรมและบทบาทในขั้นการวางกำหนดการ

             เมื่อนักบริหารได้ทำการตัดสินใจเลือกวัตถุประสงค์และกลยุทธ์แล้ว กิจกรรมต่อมาของนักวางแผนก็คือการกำหนดขั้นตอนของการเตรียมการที่จะนำกลยุทธ์ที่นักบริหารเลือกไว้ไปปฏิบัติใช้ ว่าจะมีขั้นตอนของการนำไปปฏิบัติอย่างไร ซึ่งมีกิจกรรมดังต่อไปนี้

1.             การกำหนดกิจกรรมที่จะต้องปฏิบัติ ( activity checklist ) ทั้งในส่วนของงานประจำ และงานโครงการ

2.              การกำหนดเวลา ( time frame ) ในการดำเนินงาน

3.             การกำหนดทรัพยากรหรือค่าใช้จ่าย ( resource or cost ) ที่จะต้องใช้ในการดำเนินงาน

4.             การกำหนดความรับผิดชอบของกลุ่มคนหรือหน่วยงาน การจัดองค์การ การวางแผนกำลังคน และขั้นตอนในการทำงาน รวมทั้งกฎเกณฑ์ที่จะทำให้กิจกรรมทั้งหมดดำเนินงานจนสำเร็จ

5.             การจัดทำเอกสารและชี้แจงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องในการนำแผนไปปฏิบัติมีความเข้าใจ

       กิจกรรมในขั้นตอนของการวางกำหนดการนั้น บทบทของนักวางแผนที่จำเป็นต่อขั้นตอนนี้ นักวางแผนต้องรับบทบาทใน4บทบาทในขั้นต้นที่กล่าวมาในขั้นของการวางกลยุทธ์นั้น ซึ่งยังไม่เพียงพอ นักวางแผนจึงต้องรับบทบาทเพิ่มอีก 3 ประการ คือ

เป็นผู้กระตุ้น (  the catalyst )

         เพื่อที่จะทำให้การดำเนินงานนั้นประสบความสำเร็จ นักวางแผนจำเป็นต้องสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับหน่วยงานต่างๆทีทำงานร่วมกัน ให้มาช่วยกันคิด ร่วมกันปรึกษาหารือ ร่วมสร้างความเข้าใจ และพยายามหาฉันทามติ เพื่อให้เกิดความผูกผัน ร่วมมือ ร่วมใจ ในการทำงานร่วมกันให้ประสบผลสำเร็จ

เป็นผู้เชื่อมสัมพันธ์ ( the synergist )

         เนื่องจากเป็นการทำงานร่วมกันของหลายๆหน่วยงานหรือหลายกลุ่มคน จึงเกิดความหลากหลายในด้านความคิดและวิธีการ ดั้งนั้นนักวางแผนจึงจำเป็นต้องคอยประสาน เชื่อมโยง ประมวล ความคิดและวิธีการต่างๆที่หลากหลายเข้าด้วยกัน

เป็นนักสื่อสาร ( the communicator )

          นักวางแผนจะต้องชี้แจงและสร้างความเข้าใจในแผนต่างๆที่กำหนดหรือได้เลือกไว้ ให้หน่วยงานหรือกลุ่มคนต่างๆที่เกี่ยวข้อง เกิดความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกัน

      จากที่กล่าวมาข้างต้นนั้นสามารถสรุปได้ว่าบทบาทสำคัญของนักวางแผนนั้นมีด้วยกัน 7 ด้าน คือเป็นที่ปรึกษา เป็นนักเจรจาต่อรอง เป็นผู้ประสานงาน เป็นผู้อำนวยความสะดวก เป็นผู้กระตุ้น เป็นผู้เชื่อมสัมพันธ์ เป็นนักสื่อสาร ซึ่งในการดำเนินกิจกรรมของนักวางแผนใน 2 ขั้นตอน ในขั้น ของการวางกลยุทธ์และขั้นการวางกำหนดการนั้น นักวางแผนจำเป็นที่จะต้องรับบทบาททั้ง 7 ด้านนี้ควบคู่กันไปด้วย เพื่อที่จะสามารถทำให้กิจกรรมของทั้ง2ขั้นตอนนั้นประสบผลสำเร็จ สามารถทำให้นักวางแผนช่วยนักบริหารในการวิเคราะห์สถานการณ์ สรุปปัญหา วิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนวทางในการแก้ไข เพื่อสามารถที่จะทำให้นักบริหารทำหน้าที่ตัดสินใจว่าจะใช้แผนอะไร และดำเนินการแผนนั้นอย่างไร ได้อย่างถูกต้อง ซึ่งเมื่อนักวางแผนได้แสดงบทบาททั้ง7ด้านในกิจกรรมต่างๆที่กล่าวมาแล้วนั้น ก็จะทำให้การวางแผนในเรื่องต่างๆนั้นมีประสิทธิภาพ และเป็นนักวางแผนที่ดีได้