|
ค้นบ่อย
:
หางานบัญชี,
หางานธุรการ,
หางานจัดซื้อ,
หางานผู้จัดการ,
หางานขับรถ,
หางานบุคคล,
หางานคลังสินค้า,
หางานครู,
หางานวิศวกร,
หางานเขียนแบบ,
หางานคีย์ข้อมูล,
หางานการตลาด,
หางานโรงแรม,
หางานสิ่งแวดล้อม,
หางานคอมพิวเตอร์,
หางาน Programmer,
หางานประชาสัมพันธ์,
หางานช่าง,
หางานสถาปนิก |
เรื่อง
ประชุมอย่างไรให้ได้งานและสร้างสรรค์ (ตอนที่สอง)
เขียนโดย ชัชวาลย์
|
|
Rated: 
by 0 users |
|
|
|
|
|
|
จากตอนก่อนหน้า ผมได้แจกแจงหัวข้อที่เราจะเรียนรู้กัน โดยสรุปสังเคราะห์จากงานเขียนของ Carter McNamara เรื่อง "Basic Guide to Conducting Effective Meeting" เมื่อปี 2008 มาเริ่มต้นกันเลยครับ
1) การเลือกผู้เข้าร่วมประชุม
1.1) การตัดสินใจว่าใครจะเข้าร่วมประชุมนั้น ขึ้นอยู่กับว่า คุณต้องการให้การประชุมประสบผลสำเร็จหรือไม่ เรื่องนี้ดูเป็นเรื่องที่ยากจะบ่งบอกหรือระบุชัดได้ แต่ก็น่าอัศจรรย์นะครับว่า มีการประชุมกี่ครั้งที่ประสบผลสำเร็จได้โดยไม่มีคนที่เหมาะสมจะต้องเข้าร่วมประชุม ข้อนี้ ย่อยได้ว่า การประชุมแต่ละครั้ง จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่มากไม่ใช่คำตอบของการประชุมที่ได้ผล ตรงกันข้าม บางครั้งอาจเป็นการเสริมความขัดแย้งให้หรือยากที่จะหาข้อสรุปจากการประชุมได้ การเลือกและตัดสินใจว่าใครควรจะเข้าร่วมประชุม จึงเป็นเรื่องสำคัญ ส่วนใครที่ต้องเข้าร่วมประชุมบ้าง ตอบได้ว่า คือคนที่เกี่ยวข้องที่สุด ที่จะต้องบอกข้อมูล ให้ข้อมูล รวมทั้งรับข้อมูลจากการประชุมไปปฏิบัติ หรือประกอบการตัดสินใจเรื่องอื่นที่ต่อเนื่องต่อไป
1.2) อย่าพึ่งพิงกับความคิดวินิจฉัยส่วนตัวของคุณว่า ใครบ้างควรจะมา ลองถามคนอื่น ๆ ดูสิว่า เขาคิดอย่างไรว่าใครควรจะมาเข้าร่วมประชุมบ้าง
1.3) หากเป็นไปได้ ควรโทรบอกแต่ละคนที่ต้องเข้าร่วมประชุม และคุยกับเขาโดยตรงเกี่ยวกับเรื่องราวทั้งหมดที่จะคุยกันในที่ประชุม จุดมุ่งหมายโดยรวมคืออะไร และเขามีความสำคัญเพียงใดที่จะต้องเข้าร่วมการประชุม
1.4) ติดตามการโทรของคุณด้วยการใช้ ข้อความแจ้งเตือนนัดประชุม (Meeting Notice) รวมทั้งระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมย้ำไปอีกครั้ง ใครมีรายชื่อเข้าร่วมประชุมบ้าง และติดต่อแต่ละท่านได้อย่างไร
1.5) ส่งสำเนาของวาระการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมการประชุม พร้อมพร้อมกับข้อความแจ้งเตือนนัดประชุม (Meeting Notice) นั่นล่ะ
1.6) กำหนดให้ใครสักคน คอยบันทึกข้อมูลเรื่องการมอบหมายงาน วันครบกำหนดการตามงานหรือส่งมอบงานในระหว่างการประชุม คนคนนี้เองจะเป็นผู้ที่ต้องให้ชัวร์ว่า ข้อมูลสารสนเทศต่าง ๆ จะกระจายไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมอย่างครบถ้วน และรวดเร็วภายหลังจากการประชุม
2) การพัฒนาวาระการประชุม
2.1) จัดเตรียมวาระการประชุมไว้ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมสำคัญ ๆ โดยพิจารณาว่า ผลลัพธ์ของการประชุมในภาพรวมอย่างไรที่คุณต้องการ รวมทั้ง มีกิจกรรมใดบ้างที่เป็นสิ่งที่อยากให้เกิดขึ้น เพื่อให้เป็นไปตามผลลัพธ์ที่คุณหวังไว้นั้น โดยในระหว่างการประชุมจะต้องจัดลำดับความสัมพันธ์ของกิจกรรมตามวาระให้ดี
2.2) ออกแบบวาระการประชุมให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหลาย ได้มีส่นวร่วมตั้งแต่ต้น โดยการกำหนดให้พวกเขาต้องทำอะไรที่เกี่ยวกับวาระการประชุมที่เขาเกี่ยวข้อง ซึ่งก็จะทำให้เขาเข้าร่วมประชุมอย่างตรงเวลา
2.3) แบ่งแยกประเด็นหลัก ประเด็นรอง รวมทั้งประเภทของการปฏิบัติที่ต้องการ ผลลัพธ์ที่คาดคะเนไว้ (เช่น การร่วมตัดสินใจ การร่วมลงคะแนน หรือการมอบหมายงานให้ใครบางคน เป็นต้น) และระบุว่าแต่ละหัวข้อใช้ระยะเวลาเท่าใดโดยประมาณ
2.4) สอบถามผู้เข้าร่วมประชุมว่าพวกเขาต้องการผลลัพธ์จากการประชุมหรือไม่
2.5) ติดประกาศแจ้งวาระการประชุมไว้ตลอดเวลาก่อนการประชุม ขณะที่ประชุม เพื่อช่วยเตือนความจำของผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งอาจจะลืม หรือไม่ก็ไม่ได้นำวาระการประชุมมาด้วย
2.6) ยืดหยุ่นกับวาระการประชุม
3) การเปิดประชุม
3.1) ประชุมตรงเวลาเสมอ เวลาประชุมกำหนดว่าเริ่มต้นเมื่อใดก็เมื่อนั้น การประชุมที่ตรงเวลานั้น นับเป็นการให้เกียรติต่อผู้เข้าร่วมประชุมที่มาตรงเวลา และเป็นการเตือนไปยังผู้ที่มาช้า (latecomers) ว่ากำหนดการประชุมนั้น เป็นเรื่องซีเรียส
3.2) กล่าวต้อนรับและขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมที่มาตรงเวลา
3.3) ทบทวนวาระการประชุมในตอนเริ่มต้นการประชุม เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุม ทำความเข้าใจข้อเสนอ หรือรายละเอียดของวาระต่าง ๆ ที่เป็นประเด็นสำคัญ ปรับเปลี่ยน หรือยอมรับกับประเด็นเหล่านั้น
3.4) หากการประชุมมีการบันทึกเทป ก็ต้องบอกกับผู้เข้าร่วมประชุมว่า เลขานุการที่ประชุมจะมีการบันทึกวาระการประชุม และจะส่งข้อมูลให้กับผู้เข้าร่วมประชุมอย่างรวดเร็ว ภายหลังจากการประชุมจบลง
3.5) ดูว่าในระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมต้องการอะไร เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป หากพบว่า ในการประชุมยังมีความไม่เรียบร้อย
4) การกำหนดกติกาพื้นฐาน (Ground Rules) ของการประชุม
4.1) ในการกำหนดกติกาพื้นฐานของการประชุม (Ground Rules for Meeting) มีข้อคิดที่สำคัญคือ คุณไม่จำเป็นที่จะต้องกำหนดมันทุกครั้งที่มีการประชุม เมื่อจะประชุมก็เพียงแต่ทบทวนกติกาพื้นฐานที่กำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งว่าไปแล้ว คุณก็ควรกำหนดกติกาพื้นฐานนี้ไว้เป็นการทั่วไปสำหรับการประชุมไม่ว่าจะเป็นการประชุมประเภทใด กติกาพื้นฐานของการประชุมนี้ จัดว่าเป็นส่วนประสมสำคัญที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จ
4.2) กติกาพื้นฐานมี 4 เรื่องหลักคือ มีส่วนร่วม สร้างจุดเน้น รักษาความสม่ำเสมอ และเปิดเผยต่อกัน นอกจากนี้ คุณก็อาจจะกำหนดให้การรักษาความลับ เป็นกติกาพื้นฐานเพิ่มเติมก็ได้
4.3) หากมีผู้เข้าร่วมประชุมรายใหม่ ซึ่งไม่เคยประชุมกับคุณเลย คุณก็คงต้องทบทวนหรือกล่าวถึงกติกาพื้นฐานของการประชุมให้คนมาใหม่รับทราบ
4.4) ติดประกาศกติกาพื้นฐานไว้ให้เห็นได้ชัด ซึ่งก็ควรติดไว้ในห้องประชุมทุกห้อง
|
|
|
|
ความคิดเห็นของคุณกับบทความนี้
...
|
|
|
 |
Knowledge Center |
|
 |
|
knowledge
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
