ในโลกของการทำงานจริง เมื่อเราต้องมานั่งปรึกษาหารือกัน บ่อยครั้งเราก็จะพบว่า ยิ่งเราหารือกันมากเท่าใด โอกาสที่เราจะได้ข้อสรุปจากการหารือก็ยิ่งยากเย็นแสนเข็ญไปมากเท่านั้น หรือหลายครั้งหลายครา ยิ่งหารือกันก็ยิ่งรางเลือน มองไม่เห็นหนทางว่าจะจัดการกับปัญหาที่นำมาเป็นประเด็นของการหารือกันออกไป ดูเหมือนมันไร้ทิศทาง ไร้จุดหมายและเสียเวลา

สภาพการณ์แบบนี้ ผมว่าท่านผู้ด่านก็มีประสบการณ์ไม่มากก็น้อย ในองค์การที่ผมทำงานด้วยนี้ก็มีให้เห็นบ่อยครับ ซึ่งมันเป็นเรื่องที่ทำให้คนเก่งเบื่อหน่าย เลยหลีกเลี่ยงที่จะหารือกับหลายฝ่าย ทำมันเองซะดีกว่า เพราะจะแก้ปรับปรุงเรื่องใดก็ไม่ติดขัด และยืดหยุ่นมากกว่า บ่อยครั้งที่ในเวทีของการหารือกันนั้น เราเองก็สร้างกรอบข้อกำหนดสารพัดขึ้นมา ซึ่งก็ไม่ได้ช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นแม้แต่น้อย

ทั้งทั้งที่ การหารือกัน ซึ่งเป็นการร่วมคิดร่วมกันหาทางออกของปัญหาระหว่างกันนั้น มีจิตเจตนาเพื่อระดมมันสมองและความเชี่ยวชาญของหลานคนมารับมือจัดการกับปัญหา

สภาพการณ์ยิ่งหารือ ยิ่งสับสนนั้น เกิดมาจากอะไร และจะจัดการรับมือกับมันอย่างไร จึงเป็นเรื่องที่น่าสนใจครับ

ผมก็เลยขอหยิบเอาข้อคิดของ ดร.บวร ปภัสราทร ผนวกกับความคิดของผม โดยมองสะท้อนจากปัญหาที่พบได้จริงในองค์การที่ผมทำงานอยู่ด้วยในปัจจุบัน เพื่อสร้างข้อเสนอแนะให้กับท่านผู้อ่านนำไปใช้ประโยชน์ครับ

ดร.บวร ปภัสราทร บอกว่า สภาพยิ่งหารือยิ่งจนปัญญาหาทางออกนั้น พอสรุปได้จากการวิจัยว่าเป็นกรณีที่เมื่อหลายคนหลายความคิดมาหารือร่วมกัน โดยขาดการตีหรอบประเด็นที่เหมาะสมของการหารือที่ “รัดกุม” หรือ “เน้นสาระเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น” แล้ว การหารือก็มักจะเกิดประเด็นแตกกระจายขยายไปอย่างไร้ทิศทางจนกลายเป็นนอกเรื่อง กระทั่งเกิดเรื่องใหม่ที่หนักกว่าคือ “ยิ่งมากคน ก็ยิ่งมากเรื่อง และเรื่องมาก”

ดร.บวร ปภัสราทร บอกไว้ด้วยว่า เมื่อเราจะหารือกันเป็นกลุ่มเป็นทีม
1) แต่ละคนที่ร่วมหารือกัน ต้องนำเสนอเฉพาะเรื่องที่เป็นสาระเนื้อหาหลักของตัวเอง
2) พึงระลึกว่า มาร่วมหารือกันเพื่อแก้ไขปัญหา ไม่ใช่มาตั้งคำถามต่อเติมปัญหา
3) เอกสารที่ใช้ประกอบการหารือ (หากมี) นั้น จะต้องไม่ทำให้ขยายวงของเรื่องออกไปมากเกินกว่าที่ต้องการหารือ เช่น ต้องการหารือกันเรื่องของการประชุมทีไม่มีประสิทธิภาพ แต่จัดทำเอกสารไปถึงเรื่องของการเป็นหัวหน้างานที่ดี ก็จะเห็นว่าจะเกิดประเด็นที่ต้องหารือกันอีกเรื่องไปเลย
4) ผู้นำของการหารือและกลุ่มเอง ต้องช่วยกันสร้างบรรยากาศที่ชวนให้สมาชิกที่มาร่วมหารือ Focus อยู่ที่ปัญหา/เนื้อหาที่มาหารือกัน เรามักพบว่า คราวใดที่ผู้เข้าร่วมกิจกรรมงีบหลับ สายตาและความสนใจของสมาชิกที่ร่วมหารือจะจับจ้องไปที่คนที่งีบหลับนั้น จากที่เคยจดจ่ออยู่กับประเด็นหารือ สมาธิก็จะแตกกระสานซ่านเซ็น แม้ว่าในการหารือนั้น จะมีข้อมูลดีดีมานำเสนอ มารายงานอย่างครบถ้วนก็ตาม

จากที่ว่ามานี้ เราจึงควรทำความเข้าใจว่า บรรยากาศของผู้เข้าร่วมสนทนาหารือและบรรยากาศทางกายภาพอื่น ๆ เช่น ห้องประชุมที่แออัดยัดเยียด มีเสียงอึกทึกแทรกเช้ามา หรือทะเลาะกันโขมงโฉงเฉง สมดุลของความสนใจต่อเนื้อหาของการสนทนาหารือกันก็ลดถอยลงไป และบ่อยครั้งเช่นกันที่ Idea ดีดีจะมักไม่เกิดออกมา

การหารือทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ หรือไม่ว่าจะจัดแบ่งตามกระบวนการ และเรียกชื่อต่างกันอย่างไร บรรยากาศที่เอื้อต่อการหารือก็เป็นเรื่องสำคัญไม่แพ้ประเด็นหารือที่เฉียบคม ผู้บริหารที่นำการสนทนาหารือ จึงควรทำความเข้าใจเรื่องพวกนี้ไว้ครับ และระวังอย่างใหัตัวท่านเอง ทำลายบรรยากาศของการหารือกันอย่างรู้ไม่เท่าทันกรณีครับ