การเป็นวิทยากรภายในองค์กร

หัวหน้างานคือผู้ที่มีอีกหน้าที่หนึ่งในการทำงานคือ ผู้ที่ต้องสอนงานวิชาชีพในองค์กร ท่านคงปฏิเสธไม่ได้ แต่นึกไม่ถึงในเรื่องนี้ ท่านเป็นผู้หนึ่งที่รู้ในเรื่องต่างๆ ในการผลิตเป็นอย่างดี มีความสามารถในการทำงานได้เป็นอย่างสูง เป็นผู้ที่รอบรู้ในเนื้องานและกระบวนการอย่างยอดเยี่ยม ชนิดหลับตาเห็นภาพ นึกออกในทุกกระบวนการ(Process) โดยสามารถที่จะดำเนินการทางด้านการผลิตได้อย่างดีทั้งคุณภาพ (Quality) และปริมาณ (Quantity) แต่ เมื่อใดก็ตามที่มีคำสั่งให้ท่านเป็นผู้สอนงานให้กับพนักงาน เพื่อให้พนักงานผู้นั้นสามารถดำเนินการได้เช่นเดียวกับท่าน ส่วนมากมักจะบอกว่า ให้ไปทำงานที่ยากๆ ยังดีเสียกว่า เหตุที่เป็นเช่นนั้นก็เพราะท่านไม่รู้ว่าจะดำเนินการอย่างไร ไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหน มันสำคัญไปหมด นั่นเพราะท่านรู้ทุกอย่างทั้งหมด มันจึงมองเห็นทุกอย่างว่ามีความสำคัญ แต่ขาดทักษะในการสอน จึงไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหนดี หรือบางท่านที่เป็นผู้ที่มีความสามารถและความชำนาญเป็นอย่างดีแต่ ไม่รู้จะพูดอย่างไร กลัวว่าพนักงานจะไม่เข้าใจ

          ไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหนดี?

          ไม่รู้จะบอกอย่างไรดี?

          ไม่รู้จะพูดอย่างไรดี?

          กลัวเขาจะไม่เข้าใจ!

          พูดไปแล้ววกวน ทำให้สับสน!

ท่านรู้สึกกังวลเป็นอย่างมากกับสิ่งเหล่านี้ ทั้งๆ ที่ท่านเป็นผู้ที่มีความรอบรู้ และเชี่ยวชาญ อีกทั้งยังเป็นผู้ที่ต้องสอนงานเป็นประจำกับผู้ไต้บังคับบัญชาอยู่แล้วที่หน้างาน

          จากที่ ที่ได้มีการกล่าวไว้ในหลักสูตร TWI JI (วิธีสอนงาน) ข้อแรกคือการทำตารางกำหนดการฝึกอบรม ว่าท่านจะต้อง

อบรมใคร?

 อบรมเรื่องอะไร?

 และอบรมให้เสร็จสิ้นเมื่อไร?    

เป็นการวางแผนงานในการฝึกอบรม ไม่ใช่นึกอยากจะสอนก็จับคนขึ้นมาสอนเพราะ ถ้าสอนคนที่รู้เรื่องดีอยู่แล้ว เข้าใจดีอยู่แล้ว และทำงานได้เป็นอย่างดีแล้ว นอกจากจะทำให้เสียเวลา แล้ว ยังเป็นการทำให้เสียความน่านับถือและเสียความน่าเชื่อถือไปด้วยหากมีการสอนที่ผิดพลาดขึ้น

ฉะนั้นการวางแผนที่ดีย่อมส่งผลดีและสื่อความสำเร็จไปแล้วกว่าครึ่ง “วางแผนดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” การที่จะได้มาซึ่งผู้เข้ารับการอบรมในแต่ละวิชานั้นต้องมีการพิจารณาอย่างเปิดใจจริง ใน 3 เรื่องคือ

          1. หัวหน้าต้องพิจารณาทางด้านบุคลากร ดูว่าใครจะต้องลาพักเป็นเวลานานบ้างเช่น ลาคลอด(สตรี) ลาบวช(พุทธ) เข้าพิธีฮัจญ์ (มุสลิม) ลาออก ฯลฯ ใครจะต้องเดินทางไปศึกษาดูงานเป็นเวลานาน การปรับตำแหน่ง การเปลี่ยนตำแหน่งงาน การโยกย้ายงาน เพื่อจัดสรรคนอื่นเข้าทำงานแทนบุคคลดังกล่าว ซึ่งเป็นเหตุให้ต้องมีการสอนงาน

          2. หัวหน้าต้องพิจารณาทางด้านลักษณะการทำงาน ที่ไม่ดี คือ ผู้ที่ทำงานแล้วได้รับอุบัติเหตุบ่อย ผู้ที่ทำงานแล้วมีงานเสียบ่อย และผู้ที่ทำงานแล้วทำให้เครื่องจักเสียหายบ่อย คนกลุ่มนี้ต้องได้รับการสอนงาน ในงานที่เกี่ยวข้อง ในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การทำงานนั้นราบรื่น มีการดูแล บำรุงรักษาเครื่องได้เป็นอย่างดี ทำงานได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น สิ่งเหล่านี้ก็เป็นเหตุให้ต้องมีการสอนงาน

          3. หัวหน้าต้องพิจารณาทางด้านการผลิต ซึ่งหัวหน้าจะต้องรู้ว่าในช่วงใดจะเกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านการผลิตบ้าง เช่น การมีงานใหม่เพิ่มเข้ามา การมีงานเร่งด่วน การมีความต้องการเพิ่มขึ้นผิดปกติในบางช่วงเวลา ซึ่งต้องทำให้มีความต้องการพนักงานทำงานนั้นๆ เพิ่มขึ้นจากที่มีอยู่เดิม ซึ่งไม่ใช่การรับพนักงานใหม่ สิ่งเหล่านี้ก็เป็นเหตุให้ต้องมีการสอนงาน

ทั้ง 3 ประการข้างต้นนี้ เมื่อหัวหน้างานเปิดใจดูก็จะพบบุคคลที่จะได้รับการสอน ในเรื่องที่จำเป็นอย่างมาก และภายในระยะเวลาอย่างสมเหตุสมผล เพื่อให้การผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่น

และก็มาถึงข้อที่สองในการเตรียม คือการทำแบบแยกขั้นตอนการปฏิบัติงาน ของงานที่จะสอน ถ้า(1) งานนั้นมีขั้นตอนที่ยาว หรือ (2) ผู้ที่จะเรียนรู้มีความสามารถในการรับได้น้อย และถ้า (3) ผู้สอนเองมีเวลาน้อย ก็ควรแบ่งงานที่จะสอนออกเป็นส่วนๆ ที่จะทำให้แต่ละส่วนสามารถสอนเสร็จได้ในแต่ละครั้ง จะแบ่งเป็นกี่ส่วน สุดแต่สถานการณ์ ทั้ง 3 ข้อนี้ ซึ่งการทำแบบแยกขั้นตอนการปฏิบัติงาน นั้นจะต้องกำหนด

ขั้นตอนหลัก คือขั้นตอนที่ทำแล้วทำให้งานนั้นมีความคืบหน้าไป

จุดสำคัญ ของขั้นตอนหลักซึ่งความปลอดภัยจะต้องเป็นจุดสำคัญเสมออยู่บนเงื่อนไข 3 ประการคือ ความถูกต้อง ความปลอดภัยและ การทำให้ง่าย

และเหตุผลของจุดสำคัญ ว่าทำไมต้องทำอย่างนั้นเป็นการเฉพาะ เช่นเพราะเป็นข้อกำหนดของลูกค้า เพราะจะทำให้ทำขั้นตอนต่อไปได้ง่าย หรือเพราะถ้าไม่ทำอย่างนี้จะไม่ได้งาน เป็นต้น

การทำแบบแยกขั้นตอนนี้ทำเป็นเก็บไว้เป็นแนวทางในการสอนงานของหัวหน้า ไม่ได้ทำขึ้นเป็นใบพรรณนางานให้พนักงานดู ไม่ใช่เอกสารที่ต้องทำขึ้นระบบบริหารคุณภาพ เพราะข้อความที่ใช้ในการทำแบบแยกขั้นตอนการปฏิบัติงานนั้นเป็นข้อความที่สั้น กระชับ บนสามัญสำนึกในความเข้าใจของผู้เขียนเพื่อให้ผู้เรียนสามารถจดจำได้ง่ายเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จในการสอนงานคือ การทำให้ผู้เรียนสามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว สามาถนำไปปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัย และระมัดระวัง นั่นเอง

          ทั้งนี้ยังมีข้อเสนอแนะอีก 2 ประการในการเตรียมการสอนก็คือ

          ประการแรก ผู้สอนต้องเตรียมวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้ในการสอนให้พร้อม เพื่อไม่ให้เกิดการติดขัดขณะทำการสอน และไม่ควรใช้วัสดุอุปกรณ์ดัดแปลงในการสอนเพราะหากเกิดการสอนที่ไม่ดีก็จะโทษว่าเป็นเพราะอุปกรณ์ดัดแปลงเหล่านั้น ควรใช้ของจริงในการสอนเพราะเนื่องจากเราต้องการให้พนักงานได้ทำงานเป็น เพื่อการผลิตที่ถูกต้องบนความปลอดภัย และรวดเร็ว นั่นเอง

          ประการที่สอง คือการเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับพนักงานเรื่องของการจัดระเบียบ สถานที่ทำงาน ที่พนักงานจะต้องปฏิบัติอยู่เสมอ โดยหัวหน้าต้องเป็นแบบอย่างที่ดี เช่นการจัดระเบียบ 5 ส. เป็นต้น

          เมื่อการเตรียมการทั้ง 4 ประการข้างต้นเสร็จแล้วก็มาสู่กระบวนการสอนงาน ตามวิธีสอนงาน ของ TWI JI (Training within industry for supervisor, Job instruction)

          เมื่อพนักงานที่จะถูกสอนงานมาพบหัวหน้า อาจจะมีอาการเกร็ง ประหม่า วิตกกังวล หัวหน้าต้องทำให้พนักงานรู้สึกเป็นกันเองและผ่อนคลาย ก่อนที่จะบอกว่าวันนี้จะให้ทำอะไร สอบถามดูว่าพนักงานนั้นเคยรู้ เคยทำ มาก่อนบ้างหรือไม่ เพราะถ้าพนักงานรู้มาก่อนบ้างแล้วและเป็นเรื่องเดียวกันกับที่เราจะสอนจะได้สอนในประเด็นหรือหัวข้อที่แตกต่างก็พอ จากนั้นจึงสร้างแรงจูงใจที่จะทำให้เกิดการเรียนรู้ไม่ว่าจะเป็นการยกความสำคัญของงานที่จะสอน หรือความสำคัญของตัวพนักงานที่ถูกคัดเลือกให้มาเรียนรู้ และให้พนักงานได้อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องคือสามารถมองเห็นการทำงานได้ในมุมมองเดียวกันกับผู้สอนและอยู่ในจุดตำแหน่งที่ปลอดภัยด้วย

          กาสอนงานนั้นผู้สอนดำเนินการสอนตามแบบแยกขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เตรียมไว้ การพูดให้ฟัง การทำให้ดู การเขียนให้ดู ในขั้นตอนหลัก จุดสำคัญและเหตุผลของจุดสำคัญทีละขั้นตอนอย่างชัดเจน แล้วเมื่อการสอนเสร็จสิ้นให้ตรวจสอบความเข้าใจด้วยการถามถึงจุดที่ชวนสงสัยหรือไม่เข้าใจกับพนักงานด้วย

          เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าใจในงานที่สอนแล้ว จึงให้พนักงานลองทำดู โดยครั้งแรกให้ทำเงียบๆ แล้วผู้สอนคอยสังเกตดูว่าผู้เรียนแสดงท่าทางการทำงานได้อย่างถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องให้รีบแก้ไขทันที่ แล้วจึงให้ลองทำดูพร้อมบอกขั้นตอนหลัก จุดสำคัญและเหตุผลของจุดสำคัญ

          จากนั้นจึงมอบหมายงานให้รับผิดชอบโดยการเปิดใจที่จะให้พนักงานสอบถามได้เมื่อสงสัย พร้อมทั้งกำหนดบุคคลที่จะให้สอบถามได้แทนตัวหัวหน้า ในเบื้องต้นหัวหน้าควรไปตรวจสอบในหน้างานถี่หน่อยแต่เมื่อพนักงานมีความชำนาญเพิ่มขึ้นก็จะเว้นระยะการตรวจสอบให้ห่างออกไป

          สิ่งต่างๆเหล่านี้เป็นความสำคัญในทุกขั้นตอน ขาดหรือข้ามไปในขั้นตอนหนึ่งขั้นตอนใด ไปไม่ได้และการที่จะดำเนินการได้อย่างราบรื่นนั้น ขึ้นอยู่ที่การฝึกฝนของหัวหน้า ซึ่งเมื่อฝึกฝนมาเป็นอย่างดี ทักษะในการสอนก็จะเกิดขึ้น เมื่อทักษะเกิดขึ้นแล้วก็เหมือน สิทธิบัตรที่ไม่มีใครสามารถขโมยไปจากตัวได้ การมีความรู้อยู่กับตัวถ้าไม่นำไปใช้ประโยชน์ก็เหมือนมีมีดที่ลับไว้อย่างดีแล้วเก็บไว้ ไม่นานก็ทื่อ ก็เป็นสนิม ไม่มีประโยชน์อันใด เพราะการสอนงานนั้น ผู้สอนพึงระลึกอยู่เสมอว่า “การที่ ผู้ที่เราสอนทำไม่ได้ ก็เปรียบเสมือนว่า เราไม่ได้สอน” นะครับ

เสกพรสวรรค์  บุญเพ็ชร

๑๕ ตุลาคม ๒๕๕๓

อ้างอิง : วิธีสอนงาน, AHRDP. (Mind management DENSO) สถาบันยานยนต์