ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....

การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะนั้น  เป็นกระบวนการทำงานคัดเลือกบุคลากรเข้าร่วมงานที่มีระบบ มีขั้นมีตอนพอสมควร  ซึ่งว่าไปแล้วก็ไม่ใช่เรื่องง่ายและไม่ใช่เรื่องที่ยากเย็นเกินกว่าที่จะทำความเข้าใจ เรียนรู้และฝึกฝนได้ครับ  ต่อไปนี้  คือคำแนะนำที่ผมฝากไว้ให้ท่านผู้อ่านที่ทำงานด้านการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร  และเป็นข้อคิดเผื่อการเตรียมความพร้อมของคนหางานที่อาจจะต้องเจอด่านคำถามโหดหินของการสัมภาษณ์ในภายหน้า

ก่อนการสัมภาษณ์ :

การเตรียมตัวสัมภาษณ์ที่เหมาะสม เป็นเงื่อนไขสำคัญของการคัดเลือกผู้สมัครงานที่ตรงกับความต้องการขององค์กร ซึ่งมีข้อที่ควรพิจารณาดังนี้

o    List  รายการทักษะและพฤติกรรมที่ต้องใช้เพื่อตอบสนองต่อบทบาทและหน้าที่งานออกมากทั้งหมด  โดยเฉพาะสมรรถนะตามหน้าที่งาน  (Functional Competency) ที่จะมุ่งเน้นใช้ในการตั้งคำถามสัมภาษณ์  ที่ต้องมุ่งเน้นในบางสมรรถนะหรือหลายสมรรถนะ และอาจจะไม่ครบทุกรายการสมมรถนะที่ต้องมีตามตำแหน่งงานนั้นเป็นเพราะหากเราเลือกใช้เทคนิคการสัมภาษณ์บางอย่างเช่น STAR  ประกอบแล้ว  จะทำให้การสัมภาษณ์ใช้เวลานาน  ทั้งในการเตรียมตัว และมีความยุ่งยากในการประเมินข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ไม่น้อยเลยล่ะครับ  โดยมากแล้ว HR  คง จะต้องอาศัยการสอบถามหารือกับต้นสังกัดที่ต้องการใช้อัตรากำลังคนที่สัมภาษณ์นั้น เพื่อให้รู้ถึงทักษะและพฤติกรรมที่เป็นที่คาดหวังสำหรับตำแหน่งงานที่จะสัมภาษณ์  อันจะเป็นกรอบเงื่อนไขกำหนดการประเมินผลสัมภาษณ์ได้ตรงประเด็นมากที่สุด  

o    ไตร่ตรองให้ดีว่า จะเลือกใช้เกณฑ์หรือเงื่อนไขใดในการคัดเลือกผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติสอดคล้องกับตำแหน่งงาน (short-losted candidates)  ควรจะมีการสัมภาษณ์กี่รอบ  หนึ่งรอบหรือสองรอบ และที่กำหนดมานั้น เพียงพอต่อการคัดกรองผู้สมัครงาน และมีต้นทุนต่อองค์กรมากเกินไปหรือไม่ ?  ที่สำคัญคือ เวลาและความร่วมมือของคณะกรรมการสัมภาษณ์ หรือบุคลากรจากหน่วยงานที่ต้องการอัตรากำลังคน  เพื่อมาช่วยทำหน้าที่ในการคัดเลือกผู้สมัครงานให้ตรงตามความต้องการมากที่สุด

o    ในแต่ละสมรรถนะที่จะตั้งคำถาม  ต้องคิดถึงสถานการณ์เฉพาะที่เป็นไปได้ที่เราต้องการให้เกิดการใช้ทักษะและพฤติกรรมการแสดงออกที่ต้องการออกมา ผู้สัมภาษณ์จำเป็นอย่างยิ่งเลยนะครับที่จะต้องมีภาพสถานการณ์นั้นในใจไว้แล้ว  เพื่อให้นึกภาพออกว่าคำตอบที่ผู้สัมภาษณ์ตอบ สอดคล้องกับคำตอบที่ต้องการอย่างไร

o    หลีกเลี่ยงที่จะกำหนดคำถามเพื่อให้ทราบ “ตัวแบบ” หรือ “กรอบแนวคิด” จากผู้สมัครงาน  เพราะคำถามประเภทนี้  ไม่ได้ช่วยให้ผู้สมัครงานตอบคำถามถึงทักษะและพฤติกรรมที่ตอบสนองต่อคำถามที่เลือกใช้แต่อย่างใด  แต่หากเป็นการสัมภาษณ์เพื่อเข้าสมัครเรียนต่อระดับปริญญาโท ปริญญาเอก หรือการสัมภาษณ์อาจารย์มหาวิทยาลัย นักวิชาการก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งนะครับ

ระหว่างการสัมภาษณ์ :

เมื่อต้องสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ ผมมีทิปเด็ดให้ลองนำไปใช้ดังนี้

o    หลังจากถามคำถามไปแล้ว  ผู้สัมภาษณ์อย่าเพิ่งรีบหรือคะยั้นคะยอให้ผู้สมัครงานตอบเลยทีเดียว  ผู้สัมภาษณ์อาจจะให้เวลาพอสมควรในการคิดก่อนที่จะตอบ เพื่อให้ผู้สมัครงานได้ย้อนคิดถึงประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับคำถามสัมภาษณ์ ในทำนองเดียวกัน  หากผู้สมัครงานจะบอกกับผู้สัมภาษณ์เพื่อขอเวลาในการคิดทบทวนและไตร่ตรองคำตอบสักเล็กน้อยก็ไม่ใช่เรื่องที่เสียหายอะไร

o    ผู้สัมภาษณ์ต้องมั่นใจว่าได้รับฟังคำตอบของผู้สมัครงานอย่างถ้วนถี่  เช่นเดียวกับผู้สมัครงานที่จะต้องฟังคำถามให้ชัดเจน และคิดให้รอบคอบก่อนที่จะตอบคำถาม

o    ผู้สัมภาษณ์จะให้ความสนใจและพิจารณาความเหมาะสมกับบทบาทตามหน้าที่งาน ซึ่งอาจจะไม่ต้องการคำตอบจากคำถามทั้งหมด เช่น ผู้สัมภาษณ์ต้องการทราบประสบการณ์และทักษะในการทำงานเป็นทีม  ผู้สมัครงานสามารถเลือกตอบในบางเรื่องซึ่งได้แก่ ความล้มเหลวในการทำงานร่วมกับคนอื่น เพื่อสะท้อนคุณลักษณะของการทำงานเป็นทีมก็ได้

o    ควรเลือกใช้ตัวอย่าง หรือสถานการณ์จริงเพื่อตอบคำถามสัมภาษณ์และให้ผู้สมัครงานเล่าประสบการณ์และการแสดงออกจากสถานการณ์นั้น