ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....

จากบทความก่อนหน้า  ผมได้กล่าวถึงการเตรียมความพร้อมกับสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะในส่วนของผู้ที่ทำหน้าที่ในการสัมภาษณ์งาน  ซึ่งเชื่อว่าน่าจะให้แนวทางที่นำไปใช้ประโยชน์ได้กับการใช้ประเมินและตัดสินใจคัดเลือกบุคลากรเข้าจากร่วมงานที่ตรงตามความต้องการของตำแหน่งงานและไปกันได้อย่างราบรื่นกับทั้งทีมงาน และองค์กร  คราวนี้ เป็นมุมมองของผมกับการเตรียมความพร้อมของผู้สมัครงานที่จะเข้าสู่สนามการสัมภาษณ์แบบโหดหิน (พอสมควร) นี้ 

ผมไม่ขอทบทวนว่า การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะคืออะไรนะครับ  เพราะได้ว่าไปแล้วในตอนและเรื่องก่อนหน้า  หากยังสงสัยใคร่จะรู้  พลิกกลับไปอ่านหรือทบทวนกันสักนิดนะครับ บทความนี้ จะขอนำเสนอเพียงให้เห็นประเด็นว่า  ในเมื่อนายจ้างที่จะคัดเลือกทั้งประวัติและสัมภาษณ์คนทำงานเข้าร่วมงานเค้ายังให้ความสนใจและทำการบ้านอย่างหนักกับการสัมภาษณ์คนหางานโดยอิงกับสมรรถนะตามตำแหน่งงาน  กระทั่งบางองค์กรถือว่าเป็นกลยุทธ์หนึ่งของการสรรหาด้วยซ้ำไป  ก็ย่อมเป็นแนวโน้มสำคัญในโลกของการทำงานที่คนหางานทั้งหลายจะไม่ให้ความสนใจไม่ได้ เพราะมิเช่นนั้นก็คงจะจูนกันไม่ติด  แล้วพลอยให้ต้องหางานกันจนเหนื่อย  สัมภาษณ์กันจนเมื่อย (สมอง) เลยทีเดียวนะครั

มีคำแนะนำให้ท่านผู้อ่านที่เตรียมตัวสัมภาษณ์งานแบบนี้ ทำความเข้าใจสองเรื่อง จากคำถามที่ผมเคยได้รับผ่านทางกระทู้ที่ผมเขียนบทความนำเสนอทางเวบไซด์ มาติดตามดูกันครับ :

คำถามแรก : จะต้องเตรียมตัวกับการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะอย่างไร ?

ผมขอเท้าความให้คนหางานทั้งหลายเริ่มต้นทำความเข้าใจเสียก่อนว่า  ที่องค์กรทั้งหลาย (แต่ไม่ทั้งหมด)  เค้าเลือกใช้เทคนิคการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะนั้นเป็นเพราะ HR ขององค์กรเค้าเป็นกังวลหลายเรื่อง...

o    กังวลว่า การสัมภาษณ์แบบเดิมที่คุ้นเคยกันมา จะไม่ค่อยเหมาะสมกับการสรรหาและคัดเลือกคนทำงานที่ตรงกับที่อยากได้

o    กังวลว่า ความประทับใจส่วนตัวที่ผู้สัมภาษณ์มีต่อผู้สมัครงาน จะมีอิทธิพลมากเกินไปกระทั่งทำให้การเลือกคนไม่เป็นไปในทางที่ควรจะเป็น และเมื่อได้คนที่ไม่ตรงกับที่อยากได้  ก็กลายเป็นภาระที่องค์กรจะต้องแบกรับ ทั้งที่ไม่ควรต้องมีเลย

o    กังวลว่า ผู้สมัครงานจะ fake ไม่ตรงไปตรงมา ไม่ว่ากันตามประสบการณ์ที่เคยมี แต่จัดเจนเรื่องการ present ตัวเองจนผู้สัมภาษณ์ หลงคารม สุดท้ายก็จะเกิดปัญหาเช่นที่ว่าไปก่อนหน้า   เป็นต้น

เมื่อนายจ้างเค้าคิดประมาณนี้  คุณก็จำเป็นต้องเตรียมตัวให้ดีนะครับ เริ่มตั้งแต่การหาข้อมูลองค์กร และตำแหน่งงาน เพื่อให้มั่นใจว่าคุณเข้าใจหน้าที่รับผิดชอบของงาน และสมรรถนะที่จำเป็นต้องใช้ตามตำแหน่งงานนั้นเป็นอย่างดี  ผมขอให้แนวทางการค้นหาสมรรถนะที่คุณจะต้องเตรียมตัวดังนี้ครับ

o    สมรรถนะหลัก (Core Competency) ดูได้จากข้อมูลของบริษัททางเวบไซด์ ซึ่งบริษัทส่วนใหญ่ก็มักจะมีกันทั้งนั้น  หากบริษัทไหนไม่ทำเวบไซด์ไว้ ก็ดูจะตกยุคไปเลยล่ะครับ

o    สมรรถนะตามหน้าที่งาน (Functional Competency) บางองค์กรชั้นนำก็บอกสมรรถนะของคนทำงานที่อยากได้ไว้ในประกาศรับสมัครงาน เพื่อให้ผู้สมัครงานที่คิดว่าตนเอง “ยังไม่ถึง”  ไม่ต้องเสียเวลาส่งใบสมัครมาให้เก็บเข้ากรุ  แต่อีกหลายองค์กรก็ไม่ได้ระบุไว้ ซึ่งโดยมากแล้วก็ขึ้นอยู่กับความสันทัดจัดเจนของ HR บริษัทนั้น  แต่หากไม่มี ก็สามารถดูได้จากหนังสือที่ผู้รู้ทั้งหลายได้เขียนให้คำแนะนำถึงรายการสมรรถนะ ความหมายและองค์ประกอบของสมรรถนะไว้  ซึ่งมีมากมายหลายชื่อเรื่องครับ  เนื้อหาในตอนที่สองของหนังสือเล่มนี้ ก็ช่วยท่านได้เช่นกัน

คำถามที่สอง : องค์กรวัดหรือประเมินผลสัมภาษณ์แบบนี้อย่างไร ?

การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ  ออกแบบมาเพื่อปราบเซียน (คนทำงานที่ช่ำชองเรื่องการสัมภาษณ์ไม่ว่าจะมีประสบการณ์จากวิธีการใด...)  ด้วยการให้ผู้สมัครงานที่ได้รับการคัดเลือกเข้ามาสัมภาษณ์ (candidate) มีโอกาสได้แสดงขีดความสามารถจากการบอกเล่าถึงตัวอย่างสถานการณ์ที่มีประสบการณ์ตรงและเป็นประสบการณ์จริง พร้อมทั้งบอกว่าได้ทำอะไรลงไปกับสถานการณ์นั้น แล้วเกิดผลสำเร็จอย่างไร  เกิดปัญหาใดที่ต้องแก้ไขต่อเนื่องหรือไม่  ซึ่งก็นับว่าเป็นธรรมและตรงกับวัตถุประสงค์ของกระบวนการงานสรรหา เนื่องจากแม้ผู้สมัครงานที่มีประสบการณ์สัมภาษณ์งานมาโชกโชน ก็ยังต้องนำเสนอที่ว่านี้เท่าเทียมกันผู้สมัครงานที่ประสบการณ์อาจจะสูงไม่เท่าเทียมกัน

จากข้อคำถามนี้  ผมขอใช้ตัวอย่างตอบคำถามก็แล้วกัน...

สมมติว่าผู้สมัครงานได้รับการประเมินในสมรรถนะ การวางแผนและจัดการ (Planning and Organizing) ซึ่งหมายถึง ความสามารถและทักษะในการจัดลำดับงาน  ความยืดหยุ่นในบางโอกาสเนื่องจากเป้าหมายงานปรับเปลี่ยนแปลง  คำถามที่อยู่ในข่ายที่จะใช้สัมภาษณ์คุณก็ได้แก่

o    อธิบายถึงโครงการที่คุณรับผิดชอบว่าคุณวางแผนงานอย่างไร ?

o    หากมีปัญหาหรืออุปสรรคเกิดขึ้น คุณจัดการอย่างไร ?

o    ในงานที่ทำปัจจุบัน คุณวางแผนการทำงาน กำหนดลำดับเวลาทำงานและจัดลำดับความสำคัญอย่างไร ?

ปกติแล้ว องค์กรจะกำหนดเกณฑ์การประเมินไว้นะครับว่า สัญญาณหรือตัวชี้วัดแบบใดที่ต้องการจากคำตอบของคุณ ซึ่งอาจจะเป็นมีได้ทั้งด้านบวกและด้านลบ  หากคุณตอบในด้านบวกก็ได้คะแนนสัมภาษณ์เรื่องนั้นดี  หากตอบในด้านลบ ก็ถือว่าคุณพลาดเสียแล้ว มาดูตัวอย่างกันครับ

เชื่อว่า น่าจะช่วยให้ท่านผู้อ่านที่อาจจะกำลังคิดไปสัมภาษณ์งาน และคาดการณ์ว่าอาจจะได้รับการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ ได้แนวสำหรับใช้เตรียมความพร้อมที่ดี ช่วยให้การตอบประเด็นคำถามรัดกุม มีทิศทาง และยืนยันได้ว่าสอดคล้องกับสมรรถนะที่ผู้สัมภาษณ์งานต้องการประเมิน  

จากคำตอบด้านบวก และคำตอบด้านลบสำหรับรายการสมรรถนะที่ผมยกตัวอย่างมา  เป็นไปได้อย่างมากที่ผู้สัมภาษณ์ จะใช้คำถามต่อไปนี้ถามผู้สมัครงานของคุณ ซึ่งผู้สมัครงานทั้งหลายคงต้องเก็บคะแนนให้มากไว้ ด้วยการตอบแต่ประเด็นทางบวก ที่ตรงกับสถานการณ์จริง (ต้องไม่ fake นะครับ ไม่งั้นคุณอาจจะเสี่ยงมากหากผู้สัมภาษณ์ใช้คำถามแบบที่เรียกว่า “probing” เพื่อตรวจสอบสถานการณ์ที่เกิดขึ้น  เอาไปเอามาตกม้าตายไม่รู้ด้วยนะ !) มาดูตัวอย่างกันครับ

o    อธิบายให้ผมฟังหน่อยสิครับว่า คุณจัดการการทำงานของตัวเองอย่างไร ? ในประเด็นต่อไปนี้

§  เริ่มต้นอย่างไร  ?

§  คุณตัดสินใจทำอย่างนั้นบนหลักการหรือพื้นฐานแนวคิดใด ?

§  คุณคิดอย่างไร หากพบว่า สิ่งที่ต้องทำมีมากเหลือเกิน ?

o    โปรดยกตัวอย่างสถานการณ์ทำงานที่สำคัญมากแต่คุณต้องทำภายใต้กำหนดเวลาไม่นานนัก และต้องการให้ผลงานออกมาดี ?

§  กำหนดเวลาทำงานนั้นสามารถปรับเปลี่ยนได้หรือไม่  ?

§  คุณทำอย่างไรเพื่อให้มั่นใจว่า งานจะเสร็จตามกำหนดเวลา ?

§  คุณจะจัดการงานนี้แตกต่างไปจากเดิมหรือไม่ หากต้องทำงานนี้อีกครั้ง ?

o    ทบทวนงานที่คุณเคยทำสักสถานการณ์ที่คุณจะต้องเตรียมตัวล่วงหน้าก่อนการประชุมหรือการนำเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติกับผู้บริหาร ?

§  คุณทำอะไรไปบ้าง ?

§  ใช้เวลาเตรียมการนานแค่ไหน ?

§  คุณคิดว่าจะเตรียมการได้ดีขึ้นอย่างไร หากได้รับมอบหมายงานนี้อีกครั้ง

โอแม่เจ้า !  เค้าถามคำถามกันยากแบบนี้เลยเหรอ ?  

ใช่ครับ หากต้องการประสิทธิผลของการสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกคนให้ตรงกับสมรรถนะที่กำหนด ก็ต้องแบบนี้เลยล่ะ  แต่หนึ่งสมรรถนะที่ต้องการประเมิน อาจจะเลือกใช้เพียงสองสามข้อคำถามก็ได้ครับ และที่สำคัญกรอบคำถามที่ผมนำเสนอตามตัวอย่างนี้  จะทำให้การถามมีโครงสร้าง (structured) ไม่หลุดไปจากประเด็นที่อยากรู้  ไม่เสียเวลากรรมการผู้ที่ทำหน้าที่สัมภาษณ์และสามารถจดบันทึกข้อมูลคำตอบจากการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานได้ง่ายด้วยครับ

การสัมภาษณ์บนพื้นฐานที่เสมอภาคกัน ไม่ประเมินแล้วเลือกเพราะมีอคติ  แต่ให้ความเป็นธรรมที่อิงกับประสบการณ์และผลงานตามเทคนิคการสัมภาษณ์แบบนี้  น่าสนับสนุนให้นำมาใช้กันอย่างแพร่หลายครับ