HR Contribution
ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....
กระบวนการการสรรหาและคัดเลือก นับได้ว่าเป็นกิจกรรมหลักอย่างหนึ่งในงานบริหารทรัพยากรบุคคล ที่ต้องอาศัยการบริหารและจัดการงานภาคปฏิบัติด้วยบุคลากรที่มีความรู้เชี่ยวชาญ หรือชำนาญงานเฉพาะทาง เพื่อให้การันตีได้ว่าการสรรหาและคัดเลือกคนเข้ามาร่วมงาน จะตรงตามคุณสมบัติและความต้องการอื่นขององค์กรอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม ในสภาพการทำงานจริง ปรากฏอยู่ไม่น้อยว่าบุคลากรที่ทำหน้าที่ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานเข้ามาร่วมงานตามตำแหน่งว่างที่เปิดรับ โดยเฉพาะหัวหน้างาน มักขาดความเชี่ยวชาญในการสัมภาษณ์และการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานที่เหมาะสมเพียงพอ ซึ่งไม่ควรถือเอาว่าเป็นความผิดพลาดของหัวหน้างานที่ไม่เชี่ยวชาญกับการสัมภาษณ์ ตรงกันข้าม กลับเป็นสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงาน HR จะต้องย้อนกลับมาพิจารณาหาทางออกว่าจะสนับสนุนอย่างไรเพื่อให้หัวหน้างานที่ต้องการใช้คน เลือกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะหากองค์การได้คนทำงานที่มีความรู้ ความสามารถ ทักษะ ศักยภาพ รวมทั้งคุณลักษณะด้านทัศนคติและแรงจูงใจ ซึ่งรวมเรียกว่า สมรรถนะ (Competency) แล้ว งานของหน่วยงานและองค์กรในภาพรวมย่อมมีแนวโน้มราบรื่น งานมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลของงาน (job effectiveness) ที่ดี สร้างสรรค์ความเติบโตก้าวหน้าให้แก่องค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวได้ ในทำนองหนึ่ง บุคลากรยังมีความพึงพอใจในการทำงาน ไม่อยากคิดเปลี่ยนงานหรือลาออกไปทำงานกับองค์กรอื่น อัตราคนเข้าออก (Turnover) ก็จะต่ำ ไม่เป็นภาระต้นทุนให้แก่องค์กร
จากความสำคัญของงานสรรหาและคัดเลือกที่ว่าไปข้างต้นนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องอาศัยการทำงานเป็นทีมของบรรดาผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการคัดเลือกคนเข้าทำงาน ที่จะต้องร่วมมือกันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และรวดเร็ว เพื่อให้ได้คนที่ตรงกับความต้องการ (the right people that need most) ซึ่งโดยทั่วไปนั้น คนที่ทำงานเกี่ยวข้องได้แก่ ผู้จัดการที่รับผิดชอบในงานสรรหาทั้งหมด (hiring manager/recruitment manager) กับพนักงานที่ปฏิบัติงานสรรหา (recruiter) ดีลงานกับผู้สมัครงาน (candidate) เป็นหลัก และอีกฝ่ายหนึ่งที่สำคัญและจัดว่าเกี่ยวข้องอย่างยิ่งขาดไม่ได้เลยก็คือ หัวหน้างานงาต้นสังกัดที่ต้องการอัตรากำลังคนนี่เองครับ
หากสมาชิกของทีมสรรหาดังกล่าว ฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดทำงานได้ไม่เต็มที่ หรือตามที่คาดหวังแล้ว ย่อมส่งผลกระทบไปถึงองค์กรในภาพรวมทั้งในแง่ต้นทุนเวลาและเงินทองมหาศาลต่อองค์กรในระยะต่อไป มิใช่เพียงเรื่องไม่มีคนทำงานผลิตสินค้าหรือบริการตอบสนองตลาดเท่านั้นนะครับ เคยมีการประมาณไว้ว่า ต้นทุนของกระบวนการสรรหาคนทำงานที่ต่ำหรือขาดประสิทธิภาพนั้น เทียบได้กับ 3 เท่าของค่าจ้างรายปีของคนทำงานนั้นเลยทีเดียว ต้นทุนของการสรรหาและคัดเลือกนี้ เคยมีการประเมินโดย CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) ประเทศอังกฤษ ซึ่งเป็นองค์กรด้านการพัฒนาและการบริหารทรัพยากรบุคคลระดับโลก มีบทบาทอย่างมากกับการพัฒนามาตรฐานการปฏิบัติงาน HR และสนับสนุนการสร้างความเป็นมืออาชีพให้กับผู้ปฏิบัติและบริหารงาน จากรายงานเรื่อง Recruitment, Retention and Turnover เมื่อปี ค.ศ.2009 พบว่า โดยเฉลี่ยแล้ว ต้นทุนต่อหัว (Recruitment cost per head) ของการสรรหาบุคลากรระดับปฎิบัติการ (สูงถึง 4,000 ปอนด์ คิดเป็นเงินไทยง่าย ๆ ด้วยการคูณด้วย 80 โดยประมาณ) และจะสูงถึง 7,750 - 11,000 ปอนด์ สำหรับพนักงานระดับบริหาร เลยทีเดียว แม้ตัวเลขนี้จะสูงมากเมื่อเทียบกับในบ้านเราที่ค่าเงินต่ำกว่าเป็นอย่างมาก ก็สะท้อนนัยยะให้เห็นว่า การสัมภาษณ์งานจะทำแบบขอไปทีคงไม่เหมาะอย่างยิ่ง เพราะจะส่งผลต่อต้นทุนและปัญหาทางการบริหารตามมาอีกหลายเรื่อง อันได้แก่
แนวโน้มที่บุคลากรจะมีผลการปฏิบัติงานที่ต่ำกว่าเป้าหมายที่องค์กรคาดหวัง
ผลิตภาพในภาพรวมขององค์กรลดลง
สินค้าและบริการที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน
กระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้าและผู้ถือหุ้น
ขวัญกำลังใจบุคลากรตกต่ำ เป็นต้น
จากที่ได้กล่าวถึงไปนี้ จึงเป็นเรื่องธรรมดาอยู่เองที่ทั้ง HR และหัวหน้างานทั้งหลายที่จะสัมภาษณ์ผู้สมัครเข้าทำงาน จะต้องมีทักษะความรู้ที่เพียงพอกับการสัมภาษณ์ให้มีประสิทธิผล โดยเฉพาะการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะที่มีแนวคิดและเทคนิควิธีการแตกต่างไปจากการสัมภาษณ์ปกติทั่วไป ยิ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งมากขึ้น
อย่างไรก็ดี ในภาวะที่ต้องรีบเร่งสรรหาคนเข้ามาร่วมงานเพราะต้องการรองรับการขยายงานขององค์กร หรือความยาก (difficulty) ในการหาคนในบางตำแหน่งเข้าทำงาน ซึ่งยากเย็นแสนเข็ญในตลาดแรงงานปัจจุบัน
ที่ผมพูดถึงว่าตลาดแรงงานปัจจุบัน หาคนทำงานในบางตำแหน่งได้ยากยิ่งนักนั้น เป็นเรื่องของการขาดแคลนแรงงานครับ บ้านเราปัจจุบันและหลายปีที่ผ่านมานั้น ถือได้เลยว่า ขาดแคลนแรงงานทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ ในเชิงคุณภาพ เรามีแรงงานระดับสูงหรือแรงงานที่จบการศึกษาระดับปริญญาตรีหรือเทียบเท่ามากมาย มีหนึ่งไม่น่าจะต่ำกว่า 4 แสนคน แต่จบไม่ตรงกับสาขาที่ตลาดแรงงานขาดแคลนและอยากได้อย่างยิ่งยวด ส่วนมากแล้วก็จะในสายสังคมศาสตร์ พฤติกรรมศาสตร์เช่น นิติศาสตร์ บริหารธุรกิจ การจัดการทั่วไป รัฐศาสตร์ วารสารศาสตร์ เป็นต้น กลายเป็นแรงงานกลุ่มนี้ล้นเกิน (surplus) จากความต้องการของตลาด แต่สายวิศวกรรมศาสตร์ และวิทยาศาสตร์สาขาต่าง ๆ กลับขาดแคลนอย่างมาก มหาวิทยาลัย/วิทยาลัยเอกชนหลายแห่งที่เปิดขึ้นมาขยายโอกาสทางการศึกษาก็ขาดอาจารย์และบุคลากรทางการสอนที่มีศักยภาพอย่างสูงในการจัดการเรียนการสอนสาขาที่ขาดแคลนนี้ ส่งผลให้บัณฑิตถึงราว 1 ใน 3 ในแต่ละปี ต้อง วิจัยฝุ่น หางานอะไรก็ได้ทำไปก่อน และมีไม่น้อยที่ต้องจำใจทำงานในสาขาที่ตัวเองก็ไม่ได้จบมา เช่น จบนิติศาสตร์ แต่ต้องไปทำงานขายเครื่องกรองนำสู่ชีวิตไปก่อน เพื่อไม่ให้ทางบ้านต้องลำบากส่งเสียต่อหลังจากเรียนจบแล้ว เป็นต้น
ในเชิงปริมาณ เราขาดแคลนแรงงานกลุ่มไร้ฝีมือ (unskilled labors) ซึ่งเป็นกลุ่มที่ไม่จำเป็นต้องใช้ความรู้กับการทำงานมากนัก อาศัยเพียงการสอนงาน (on-the-job training) เพียงเล็กน้อยก็สามารถทำงานได้ โดยเฉพาะคนทำงานที่ต้องทำแบบ 3D หรือ Dirty, Dangerous และ Difficult ไม่ใช่ 3 มิติเหมือนหนังในโรงนะครับ นึกภาพอย่างง่ายก็คืองานก่อสร้างตึกอาคารทั้งหลาย งานเช็ดกระจกตึกระฟ้า เป็นต้น ยิ่งขาดคนทำงานไปกันใหญ่
ประมาณกันว่า ปี 54 ที่ผ่านมา เฉพาะแรงงานในธุรกิจก่อนสร้าง ขาดแคลนมากกว่า 8 แสนคน กระทั่งต้องนำเข้าแรงงานจากประเทศเพื่อนบ้าน จนบางจังหวัดแทบจะไม่มีคนไทยทำงาน และเปรียบเปรย บางพื้นที่ทำงานของบางจังหวัดว่าเป็น อาณานิคมของพม่า หรือ เมืองขึ้นของกัมพูชาประชาธิปไตย ไปแล้ว ฟังแบบโจ๊ก ๆ นะครับ อย่ามองว่าเป็นการดูถูกกัน
ถามว่าทำไมต้องขาดคนครับ กำลังแรงงานของบ้านเรามากถึงประมาณ 37 ล้านคนทีเดียวนะ ที่ขาดเพราะว่า คนทำงานกลุ่มไร้ฝีมือนี้ เลือกที่จะไปทำงานในโรงงานอุตสาหกรรม หรือภาคบริการที่ไม่ต้องตรากตรำทำงานมากนัก มีโอทีทำ บางโรงงานมีหอพักและอาหารให้ ในขณะที่สังคมไทยกลายเป็นสังคมคนสูงวัย (aged society) เสียแล้ว และนับวันก็ยิ่งทำให้อัตรากำลังแรงงานคนวัยหนุ่มสาว ที่อายุระหว่าง 18-50 ปี ลดลงไปตามส่วน ก็ยิ่งน่ากลัวว่าในวันข้างหน้า เราจะไม่มีคนไทยทำงานในบางตำแหน่งเสียเลย แต่เอาเถอะครับ ผมไม่มีสติปัญญาจะแก้ไขหรอก เป็นเรื่องของรัฐบาล หน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องเค้าว่ากันไป
ยิ่งต้นปีหน้า จะปรับค่าจ้างขั้นต่ำ 300 บาททั่วประเทศ ในฐานะที่บริหารงาน HR ขององค์กรที่ต้องใช้กำลังคนระดับกึ่งฝีมือและไร้ฝีมือทำงานแล้ว ผมยิ่งหวั่นใจว่าคนทำงานในเมืองหลวงของเราส่วนใหญ่จะกลายเป็นคนต่างด้าวแถวลุ่มน้ำโขงนี่ละ ไม่ใช่ว่าจะเป็นปัญหาใหญ่หลวงนะครับ บังเอิญเท่านั้นว่า นโยบายขององค์กรของเราในปัจจุบัน จะไม่ใช่คนทำงานที่เป็นคนต่างด้าว เชื่อว่าหลายองค์กรจะประสบปัญหาเหมือนผม แชร์ประสบการณ์มาหน่อยนะครับ
กลับมาเข้าเรื่องกันดีกว่าครับ....
ความเร่งด่วนของงานหลายครั้งหลายคราว ทำให้คนทำงานสรรหาหรือ recruiter อาจจะหลงลืมเรื่องบางอย่างที่ควรทำ เพื่อสร้างความสัมพันธ์กับผู้สมัครงาน รวมทั้งสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในใจของผู้สมัครงานแบบประทับใจ ต่อไปนี้ คือคำแนะนำของผม....
- บอกผู้สมัครงานว่า เดี๋ยวพบกันในไม่ช้า เมื่อเราดูใบสมัครงานของผู้สมัคร ที่ต้องตาต้องใจอยากเชิญมาสัมภาษณ์ในตำแหน่งว่าง การโทรไปพูดคุยสอบถามข้อมูลการทำงานเดิม ประสบการณ์ที่มี และอื่น ๆ เพื่อตรวจสอบข้อมูลการสมัครงานเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำอย่างมาก เพียงแต่ให้รู้กาลเทศะว่าระหว่างนี้ เขายังทำงานอยู่ เรายังไม่ได้รับเขา ก็ยังไม่สมควรอย่างยิ่งที่จะบุ่มบ่ามไปเช็คประวัติการทำงานกับหัวหน้างานหรือ HR ของเขา (หากไม่ได้ทำงานแล้วก็ว่าไปอีกอย่าง) และเมื่อมั่นใจว่าตำแหน่งเปิดรับแล้วจะเชิญเข้ามาสัมภาษณ์ ก็ควรที่จะบอกผู้สมัครงานไว้ก่อนว่า หากตำแหน่งเปิดรับและพร้อมสัมภาษณ์แล้ว พบกันที่บริษัทนะครับ/นะคะ จะรีบประสานงานไปทันที และต้องไม่ลืมที่จะบอกกับผู้สมัครงานว่า ตำแหน่งนี้มีหน้าที่รับผิดชอบอย่างไรบ้าง เป้าหมายงานที่กำหนดไว้อย่างคร่าว ๆ คืออะไร ไม้องถึงกับบอก KPI หรอกครับ เอาไว้ให้เข้ามาทำงานก่อนดีกว่า การบอกเรื่องพวกเช่นนี้ จะแสดงให้ผู้สมัครงานเห็นว่า เราสนใจและให้ความสำคัญกับเค้า พร้อมกันนั้น เรายังคาดหวังอะไรจากการทำงานของเค้าด้วย ในทำนองหนึ่ง ผู้สมัครงานต้องประเมินตนเองว่าฝีมือถึงที่ต้องการหรือยัง และเตรียมตัวเพื่อสัมภาษณ์หรือทดสอบอะไรต่าง ๆ ให้ดี ศึกษาข้อมูลองค์กรให้ถี่ถ้วน ตามนัยของการเตรียมตัวตอบคำถามสัมภาษณ์ที่ดีที่ผมเขียนไว้ในบทความก่อนหน้าไปแล้ว
- ตอบสนองกับ resume ของผู้สมัครงานอย่างรวดเร็ว ผมเชื่อว่า ผู้สมัครงานที่มากความสามารถที่เรียกกันว่า คนเก่ง นั้น มีทางเลือกในการทำงานหลายทาง ไม่ทำงานกับเราก็ทำงานกับองค์กรอื่น หากเราเจอผู้สมัครงานที่คาดว่าน่าจะใช่แล้ว ก็อย่าได้รีรอที่จะให้โอกาสเค้ามาพูดคุยกับเรา ตัดสินใจให้ถี่ถ้วนไม่ต้องรอให้มากความครับ
- เตรียมความพร้อมทีมสัมภาษณ์ เมื่อมีผู้สมัครงานที่น่าสนใจในตะกร้าแล้ว ต่อไป recruiter ทั้งหลายก็ต้องหันมาเตรียมความพร้อมให้กับทีมสัมภาษณ์ หากต้องการสัมภาษณ์โดยใช้คำถามอิงสมรรถนะ ก็ยิ่งต้องตกลงให้ได้ว่า จะใช้วิธีการใดอื่นใดประกอบการสัมภาษณ์หรือไม่ เช่น ทดสอบทางจิตวิทยา ทดสอบความสามารถ เป็นต้น จะตั้งคำถามเพื่อ focus สมรรถนะรายการใดบ้าง จะประเมินผู้สมัครงานอย่างไร มีเกณฑ์ประเมินให้คะแนนตอบคำถามสัมภาษณ์อย่างไร เป็นต้น ไม่เพียงแต่ดู job description และ CV ของผู้สมัครงานก่อนการสัมภาษณ์แล้วคิดว่าจะสัมภาษณ์ตามจากสองอย่างนี้เท่านั้นนะครับ recruiter ต้องเข้าใจบทบาทของตนเองให้ดีว่า มีหน้าที่ที่จะต้องสนับสนุนการตัดสินใจสรรหาและคัดเลือกให้ต้นสังกัดได้คนทำงานที่มากด้วยความสามารถ และทัศนคติที่ดีไปกันได้กับองค์กรเข้าทำงาน อย่าลืมนะครับ....
- ให้ข้อมูลป้อนกลับ (feedback) อย่างสร้างสรรค์แก่ผู้สมัครงาน ภายหลังเสร็จสิ้นการสัมภาษณ์ ผมมักจะขอวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์กับผู้สมัครงานเสมอ ในประเด็นว่า วันนี้ที่เขามาตอบคำถามสัมภาษณ์กับเรา เขาเตรียมตัวเตรียมข้อมูลมาได้ดีในเรื่องใดบ้าง ขาดตกบกพร่องเรื่องใดบ้าง เขาจะสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท รวมทั้งหน้าที่งานที่ทำจากสื่อทางใดบ้าง การแสดงออกหรือคำตอบของเขาเรื่องใดที่ผู้สัมภาษณ์ฟังแล้ว จับความได้ว่า งง หรือไม่ชัดเจน เป็นต้น การบอกเรื่องที่ว่านี้ หลายองค์กรมองว่าไม่น่าจะต้องทำ ผมคิดว่าไม่ทำก็ไม่ผิดหรอกครับ เพียงแต่เราพลาดโอกาสที่จะประชาสัมพันธ์องค์กรของเราให้บุคคลภายนอกรู้เท่านั้น บางเรื่องที่เป็นข้อแนะนำเชิงสร้างสรรค์ก็เป็นประโยชน์อย่างมากกับผู้สมัครงาน เรื่องพวกนี้ ผู้สมัครงานอาจจะไม่เคยได้ยินจากที่ใดมาก่อนก็ได้ นั่นหมายถึง การได้ฟังคำแนะนำที่ดี กลายเป็นสิ่งล้ำค่าที่เค้าได้จากการสัมภาษณ์ครั้งนี้ แม้จะไม่ได้ทำงานกับเราก็ภูมิใจที่ได้มาคุยกัน เค้าอาจจะไปบอกต่อในโลกไซเบอร์ให้เห็นว่า องค์กรและทีมสรรหาของเราน่ารักเพียงใด นี่คือภาพลักษณ์ทางบวกที่องค์กรอยากได้ไม่ใช่หรือ หากใช่แล้วลองทำดูสิครับ
- บอกกับผู้สมัครงานว่า มีข้อเสนออื่นใดที่จะให้เราเก็บไว้พิจารณาหรือไม่ เป็นไปได้ว่าในระหว่างทั้งคำถามและสัมภาษณ์นั้น ตึงเครียดและแน่นเสียจนไม่มีเวลาได้ซักถามว่าสิ่งที่ผู้สมัครงานอยากได้จากองค์กรคืออะไร ผู้สมัครงานอาจจะบอกเราเพิ่มเติมว่า เค้ามีประสบการณ์มากมายในเรื่องใดที่หากร่วมงานกับเราจะมีประโยชน์มาก หรือสามารถสร้างผลลัพธ์ในการทำงานตอบสนองหน้าที่รับผิดชอบได้ตามคาดหมาย ซึ่งลืมพูดระหว่างสัมภาษณ์ก็ได้ สิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องเสียหายที่จะถามครับ เพราะเป็นการตรวจสอบความต้องการระหว่างกัน
เป็นอย่างไรบ้างครับ เรื่องที่ผมว่าไปนั้น คนทำงานสรรหาทั้งหลายในองค์กรชั้นนำทั้งหลายเชื่อว่าคนตั้งหน้าตั้งตาทำกันอยู่เป็นปกติอยู่แล้ว เพราะเรื่องนี้คือหน้าตาภาพลักษณ์ที่ดีด่านแรกที่บริษัทจะแสดงให้ผู้สมัครงานเห็น และบอกต่อปากต่อปาก สะท้อนความรู้สึกที่ดีไปถึงสินค้าหรือบริการที่เป็นขององค์กรอย่างแทบไม่น่าเชื่อเลยล่ะครับ
ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต
Professional Human Resources-PHR
ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บจก.กรุงไทยธุรกิจบริการ
E-Mail : [email protected]
Blog : http://chatchawal-ora.blogspot.com/
