ในภาวะเศรษฐกิจที่ฝืดเคืองกันในปัจจุบัน ที่สืบสาวย้อนกลับไปให้เห็นสัญญาณนับจากช่วงปีก่อนหน้าแล้ว  ผมคิดว่าองค์การแทบจะทุกแห่ง ต่างระแวดระวังเพื่อไม่ให้ตกอยู่ในความประมาท และประวัติศาสตร์ซ้ำรอยกับวิกฤตต้มยำกุ้งเมื่อราว 12 ปีก่อนหน้า ที่เราได้เรียนรู้กับมันมาด้วยความเจ็บปวด

องค์การ ทั้งหลาย จึงต่างแสวงหามาตรการ แนวทางต่าง ๆ เพื่อปรับตัวให้สามารถรับแรงกระแทกจากความผันผวนของธุรกิจการค้า ที่สามารถกระทบต่อเป็นลูกโว่มาถึงธุรกิจได้ไวและง่ายกว่าที่คาดคิดไว้มาก ไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม  ด้วยการใช้นวัตกรรมของการทำงานใหม่ ๆ ที่ยืดหยุ่น  การจัดโครงสร้างองค์การ  การปรับปรุงกระบวนวิธีการในการทำงาน  การปรับค่านิยม/วัฒนธรรมองค์การ  มีการใช้เครื่องมือทางการบริหารใหม่ ๆ มากขึ้น นัยว่าเพื่อมุ่งสร้างประสิทธิภาพของการทำงานหรือการจัดการงานในองค์การ เป็นต้น

หนึ่งในบรรดาแนวทาง มาตรการหรือวิธีการที่องค์การแทบจะทั้งหมด นำมาใช้เพื่อให้สามารถรักษาความสามารถในการแข่งขันและระดับการเติบโตของผลกำไร และผลการประกอบการหล่อเลี้ยงธุรกิจและพนักงาน รวมตลอดจนถึง Stakeholder ที่เกี่ยวข้องทั้งหลาย คือ การควบคุมต้นทุน ด้วยการลดต้นทุน ควบคู่กับการสร้างรายได้จากการประกอบการให้มากขึ้น  คู่ขนานกันไป

ในทางปฏิบัตินั้น  องค์การเหล่านั้น มักสร้างการมีส่วนร่วมที่เรียกกันว่า “ขอความร่วมมือ” ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการไปยังพนักงานน้อยใหญ่  ระดมความคิดเห็น  ข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์ต่อการลดต้นทุนขององค์การ  นัยว่า ความร่วมมือที่ได้จากพนักงานนั้น  นอกจากจะมีประโยชน์ในแง่ของการสร้างความตระหนักในบทบาทหน้าที่รับผิดชอบแล้ว ยังจะช่วยโน้มน้าวจูงใจ และผลักดันให้เขาลงมือทำกิจกรรมหรืออะไรต่าง ๆ ที่เป็นสิ่งที่กำหนดจากมาตรการนั้น โดยที่มักจะไม่ขัดแย้งหรืองอแงมากนัก

เรามักพบว่า วิธีการที่นิยมสำหรับการค้นหาวิธีการที่มีประโยชน์ในแง่การลดต้นทุน หรือการปรับปรุงการทำงานจากพนักงานนั้นก็คือ การระดมสมองจากพนักงานทั้งในระดับบริหาร และระดับปฏิบัติการ โดยเฉพาะกับพนักงานระดับคนทำงาน หากองค์การให้ความสำคัญด้วย ก็ย่อมเป็นการดีอันเนื่องมาจากความจริงข้อหนึ่งที่ว่า พนักงานเหล่านี้ คือผู้ที่สัมผัสหน้างานจริง รับรู้ปัญหา รู้จุดอ่อนที่จะต้องแก้ไข รวมทั้งอาจจะรู้วิธีการแก้ไขปัญหาอยู่แล้ว  อย่างน้อยก็ในระดับหนึ่งที่เขาจะสามารถทำงานประจำวันของเขาให้ได้ ส่วนจะเป็นแนวทางที่ดีที่ถูกต้องเพียงใดนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายเรื่อง ได้แก่ประสบการณ์การลองผิดลองถูกของเขา เป็นต้น ซึ่งผมคงไม่ขอจารนัยให้ยืดยาว 

อย่างไรก็ตาม ความคิดที่เกิดจากการระดมสมองหรือการระดมความคิดเห็นจากพนักงานระดับปฏิบัติการนั้น ก็มีทั้งส่วนที่ใช้ประโยชน์ได้และส่วนที่หลุดโลก เพ้อเจ้อ ไร้สาระ  ซึ่งก็เป็นธรรมดาครับ  คราวนี้ เราก็จะมาดูกันเฉพาะในบางแง่มุมที่ดีและมุมที่ไม่ค่อยดีที่เป็นของจริงกัน  โดยขอยกตัวอย่างจากประสบการณ์ที่ไม่มากมายนักของผมก็แล้วกัน

ข้อดีที่เห็นได้ชัดของความคิดจากสมองพนักงานก็คือ ความคิดหรือเจ้า Idea ดีดี โดนโดนนั้น มันมักจะไม่ได้เป็นไอเดียของการปรับปรุงการทำงานของเขาเอง  พนักงานมักจะรู้ว่างานของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเขามีจุดบกพร่องที่ต้องปรับปรุงอะไรบ้าง และสามารถให้ข้อเสนอของการปรับปรุงได้เป็นฉาก ๆ เป็นชุด ๆ ด้วยซ้ำไป  แต่หากถามว่า งานของตัวเองมีอะไรจะต้องปรับปรุงให้ดีขึ้นบ้าง เช่นทำให้ขั้นตอนการทำงานสั้นลง  ลดความสุญเสียให้น้อยลง  เขามักจะมองไม่เห็น เพราะอาจติดอคติส่วนตัวว่างานของเราดีอยู่แล้ว หรือไม่งั้นก็ไม่อยากบอกเพราะมันมักประจานข้อบกพร่องของตัวเอง  การหันไปโทษคนอื่นนั้น ได้ผลกว่าอย่างน้อยก็เป็นข้ออ้างหากงานของเขาไม่ได้เป้าหมายตามที่คาดไว้  นั่นเป็นเรื่องธรรมดาที่ท่านและผมก็มักจะพบในองค์การ จริงมั้ยครับ...

นี่ล่ะครับ องค์การชั้นนำอย่างโตโยต้า จึงใช้วิถีคิดไคเซน (Kaizen) เพื่อกล่อมเกลาให้พนักงานไม่ยืดติดกับผลงานว่าดีอยู่แล้วแบบไม่ต้องแก้ไข  แต่ตรงกันข้าม ต้องปรับปรุงการทำงานที่รับผิดชอบให้ดีขึ้น (better) อยู่เสมอ

จึงน่าจะเป็นการดี  ที่ผมชวนให้ทุกท่านคิดในมุมใหม่แบบยอมรับความจริงข้างต้นที่ผมได้นำเสนอไป  โดยอาจจะหันมาใช้วิธีการปรับปรุงงานข้ามสายงาน หรือกล่าวได้ว่าเป็นการนำแนวคิดของพนักงานในสายงานอื่นที่เกี่ยวข้องกันอย่างยิ่ง ไปเสนอและปรับใช้กับหน่วยงานอื่นที่มีข้อเสนอพาดไปถึง ตัวอย่างเช่น งานประเมินผลต้องรับภาระงานหนักมากเพราะอัตราการเข้าออกของพนักงานสูง  จึงให้ข้อเสนอแนะไปว่า หน่วยงานสรรหาพนักงานน่าจะมีเครื่องมือที่ทันสมัยในการคัดเลือกคนให้เหมาะกับที่องค์การต้องการ เพื่อให้เขาสามารถอยู่กับองค์การได้  ในขณะที่หน่วยงานสรรหาพนักงาน อาจจะขอให้หน่วยงานที่จัดการเรื่องโครงสร้างเงินเดือน  พิจารณาปรับฐานเงินเดือน (Base Salary)  ที่สอดคล้องกับราคาค่าจ้างของตลาด เพื่อให้องค์การสามารถแข่งขันได้ อย่างนี้เป็นต้น

ในส่วนที่มุมที่ไม่ค่อยดีนั้น  โดยมากแล้วก็เป็นเรื่องความสามารถในการนำเสนอเพื่อให้เห็นภาพของข้อเสนอแนะที่เป็นรูปธรรมของพนักงานไม่ค่อยชัดเจน  คงเป็นแต่ข้อเสนอแบบแกน ๆ ที่ไม่ได้พินิจพิเคราะห์อะไรมากนัก  ขาดการนำเสนอที่เชื่อมโยงกัน อ้างอิงกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล ที่เป็นแบบนี้ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกนะครับ เพราะพนักงานระดับปฏิบัติการก็มักจะไม่ค่อยคุ้นเคยกับการนำเสนอโครงการหรือพวก Proposal อะไรอย่างเป็นกิจจะลักษณะ

หัวหน้างานเองนั้นล่ะครับ จะต้อง “ดัด” ความคิดเหล่านี้ของพนักงานที่เสนอมา แล้วนำเสนอให้เป็นเรื่องเป็นราว แต่หากเราต้องการผลในระยะยาวของทักษะพนักงานในการให้ข้อเสนอ จะทำการสอนหรือ Coach เรื่องเหล่านี้ให้พนักงานระดับปฏิบัติการมีทักษะความสามารถมากขึ้น ก็จะเป็นการดีมากนั่นเองครับ

แนวทางพวกนี้ไม่ได้ยากเย็น แต่ต้องอาศัยการลงมือทำและความร่วมมืออย่างตั้งใจของพนักงานทั้งระดับบริหารและฝ่ายผู้ปฏิบัติงาน มองเห็นถึงเจตนาที่ดีงามของการระดมความคิดความเห็นระหว่างกันแบบนี้  ซึ่งก็เป็นอะไรที่น่าจะแปลกแหกกรอบคิดเดิม ๆ แต่น่าจะได้ผล

ลองดูไหมครับ  ได้ผลอย่างไร บอกผมด้วย....