ตอนนี้ไม่ว่าองค์การไหนไหน จะภาครัฐหรือภาคเอกชน  หันมาให้ความสนใจและเน้นความสำคัญของการวัดผลการปฏิบัติงานจากการทำงานของพนักงานมากขึ้นเป็นลำดับ  ผนวกกับกระแสความตกต่ำของการค้าการธุรกิจ กลายเป็นห้วงเวลาที่องค์การใหญ่น้อย  ได้โอกาสอันเหมาะเจาะพอดีที่จะย้อนหลับมาดูว่า ที่ผ่านมา การทำงานของพนักงานในงานต่าง ๆ เป็นไปในทางที่เกิดประสิทธิภาพ และสร้างผลในการทำงานตามเป้าหมายมากน้อยเพียงใด  หลายองค์การ ละเลยเรื่องนี้มาพอนานพอดู  ในช่วงที่ภาวะการค้าติดลมบน ขนาดขนาดมากขึ้น  ก็มุ่งหาคนมาทำงานเพื่อผลิตหรือให้บริการให้ทัน กระทั่งในบางโอกาสนั้น ลืมในเรื่องของการวางแผนอัตรากำลังคนไปเสียสิ้น  ก็เลยถึงกับต้องมานั่งกุมขมับ กลืนไม่เข้าคายไม่ได้  เมื่อองค์การมีต้นทุนการจ้างแรงงานสูง แต่ยอดขายและรายได้ที่เป็นผลกำไรลดลงอย่างเห็นได้ชัด 

มองในทางความเป็นจริงของชีวิต  เราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ต้องแข่งขันกันแทบจะทุกลมหายใจ  ในองค์การหนึ่งที่เราทำงานอยู่ เราอาจจะแข่งขันกับตัวเองเพื่อสร้างผลงานรองรับ หรือเป็นบันไดไต่ไปสู่ความเติบโตก้าวหน้าในวันแห่งอนาคต  และเมื่อยามใดที่จะต้องก้าวไปสู่ตำแหน่งหน้าที่การงานที่โตขึ้น  เรายิ่งต้องแข่งขันทั้งกับตัวเองและคนอื่นเพื่อไปแย่งที่นั่งที่น้อยนิด และแข่งขันกันเดือดไม่แตกต่างไปจาก red ocean

แต่เวทีการทำงานที่การแข่งขันมีสูงนี้   ก็เปิดโอกาสให้กับคนที่มีประสิทธิภาพในการทำงานเสมอ  และเช่นเดียวกัน ในมุมกลับ คนที่มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงจากการพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่องในเรื่องต่าง ๆ มักจะพร้อมอยู่เสมอสำหรับการแข่งขันไม่ว่าในสนามใดเช่นกัน

ผมชอบที่อาจารย์วิทยากรบางท่านยกตัวอย่างว่า  การมองประสิทธิภาพของตัวเองเปรียบเสมือนการที่เราเดินทางไปที่ไหนสักแห่งหนึ่ง หากการเดินทางนั้นไม่มีการกำหนดเวลาว่าจะไปถึงเมื่อไหร่ พฤติกรรมการเดินทางของเราจะไม่เร่งรีบ ไม่ต้องคิดอะไรมาก ไปเรื่อยๆ พบเห็นอะไรที่อยู่ระหว่างทางน่าสนใจก็แวะดูก่อน แต่ถ้าเรามีนัดที่สำคัญต้องไปให้ถึงภายในเวลาที่กำหนด ถ้าไปไม่ทัน เราอาจจะพลาดโอกาสที่สำคัญในชีวิต พฤติกรรมการเดินทางของเราจะเปลี่ยนไปทันที เราเริ่มวางแผนการเดินทางล่วงหน้า เราเริ่มเตรียมตัวเพื่อการเดินทางมากขึ้น และในระหว่างเดินทาง เราก็ใช้สมองคิดอยู่ตลอดเวลาว่าเราจะเดินทางไปให้ถึงจุดหมายปลายทางได้อย่างไร ยิ่งถ้ามีปัญหาอุปสรรคเข้ามาขัดขวางอีก เช่น ฝนตกถนนลื่น ขับรถเร็วไม่ได้ รถติด  ซึ่งยิ่งจะทำให้เราใช้สมองพัฒนาความคิดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเดินทางมากยิ่งขึ้น

ข้อความสั้น ๆ ที่กล่าวถึง  สะท้อนให้เห็นชีวิตจริงของการทำงานที่มนุษย์งานรับเงินเดือนทั้งหลายจำเป็นต้องยึดถือและปฏิบัติคือการรู้จักตั้งเป้าหมายในการทำงานอยู่ตลอดเวลา  พร้อมไปกับการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง  สิ่งเหล่านี้ เป็นพื้นฐานที่ดีของการทำงาน เป็นเบาะรองที่อ่อนนุ่มของความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน  และเป็นหลังพิงที่มั่นคงหากองค์การของคุณประสบปัญหาภาวะวิกฤติของเศรษฐกิจ 

ผมเองเชื่อว่า  ไม่มีท่านผู้อ่านท่านใดปฏิเสธความสำคัญของการพัฒนาตัวเองและการมุ่งสร้างประสิทธิภาพในการทำงานในหน้าที่การงานของตน  ในงานเขียนนี้  ผมมีข้อเสนอแนะเล็ก ๆ  ในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นเทคนิคพื้น ๆ เรียบง่ายดังนี้

ตั้งเป้าหมายในการทำงานและพัฒนามันไม่หยุดยั้ง

เป็นได้ได้ที่หลายจังหวัดในชีวิตการทำงานของคุณ ที่เติบโตช้ากว่าที่ใจคิดเพราะเราปล่อยให้มันไปเรื่อย ๆ  ไม่ได้ตั้งเข็มที่มีจุดหมายที่เด่นชัดนัก  ข้อแนะนำของผมก็คือ ลองตั้งเป้าหมายส่วนตัวของคุณเองไว้ว่า การทำงานในแต่ละรอบของแผนปฏิบัติงานที่คุณใช้อยู่  อาจจะรายเดือน หรือรายไตรมาสก็ตาม  คุณต้องการเห็นผลการทำงานมากขึ้นกว่าเดิม 10% หรือ 20%  และเพื่อให้ผลงานบรรลุเป้าหมายได้ตามที่ตั้งไว้  คุณอาจจะต้องวางแผนให้มีวิธีการทำงานที่สร้างผลงานได้ 110 หรือ 120% เทียบเป้า   

คิดและทำอะไรอย่างเป็น “ระบบ”  ครบ Scope  

การทำงานเป็นแบบระบบในที่นี้  ผมไม่ได้เน้นที่สื่อว่า มันมีสิ่งที่นำเข้า  กระบวนการ และสิ่งที่นำออก รวมทั้ง feedback ของระบบตามกรอบคิดทั่วไปของระบบ  หากแต่ผมต้องการเสนอว่า  การทำอะไรที่เป็นระบบเป็นเรื่องของการมองงานและทำงานให้ครบขอบเขตที่มันเกี่ยวข้อง  โดยมองว่า งานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก  กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง  กิจกรรมมีความเชื่อมโยงกันอย่างไร  มองต่อไปว่า จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานอยู่ที่ไหน  อะไรเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานนั้น ๆ   ตรงไหนที่เป็นความเสี่ยงที่อาจจะทำให้ผลงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย  และต้องคอยระมัดระวังเป็นพิเศษ  

เทคนิคง่าย ๆ ที่ผู้รู้บางท่านแนะนำไว้และผมลองนำมาใช้งานดูพบว่าได้ผลดีก็คือ การที่ลองเขียนงานที่คุณรับผิดชอบออกมาเป็น “คู่มือวิธีการในการปฏิบัติงาน”  เขียนออกมาให้เป็นเรื่องเป็นราวเลยครับ  จากนั้นก็ลองนำไปปฏิบัติดู  ติดขัดตรงไหนก็แก้ไขเสียที่คู่มือแล้วบันทึกไว้   ปฏิบัติตามคู่มือจนเกิดเป็นนิสัยของการทำงาน  และมองถึงการปรับปรุงที่ไม่ยึดติดอยู่กับกรอบการทำงานแบบเดิม ๆ  วิธีนี้ช่วยได้มาก  และมันดีกว่าวิธีการทำงานที่อาศัย “กึ๋นและความเก๋า” หรือพึ่งพิงแต่กับประสบการณ์เดิมที่เคยทำมาเพียงอย่างเดียว

ยิ่งเราทำงานได้อย่างมีระบบมากเท่าใด ประสบการณ์มันจะสอนให้เราคิดเป็นเป็นระบบมากเท่านั้น 

จัดลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ

ผมไม่ขอนำเสนอในประเด็นนี้มาก เนื่องจากเคยพูดถึงเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญในการทำงานไว้บ้างแล้ว  เช่นเดียวกับมีผู้รู้เขียนไว้มากหลาย  แต่ขอนำเสนอว่า เวลาในการทำงานมักสูญเสียไปกับการทำงานที่ขาดการจัดลำดับในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ  ซึ่งโดยหลักการพื้นฐานนั้น การจัดลำดับความสำคัญของงาน มักจะพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถีพิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ

ท่านอาจจะเคยเจอหัวหน้างานที่เป็นประเภทสั่งงานแบบเร่งด่วนและจี้ติดตามงานตลอดเวลาแบบไม่ได้ปล่อยให้หายใจหายคอกันเลย  การจัดลำดับความสำคัญในงานนี้ช่วยได้ครับ  แต่ช่วยได้อย่างไร  เอาไว้ผมจะนำเสนอเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ผมตั้งใจจะเขียนเทคนิคการทำงานให้หัวหน้างาน “รัก” และเราเองก็ “ได้ผลงาน”

วางแผนงานให้มากเข้าไว้ 

เชื่อเถอะครับว่า การทำงานใดที่ไม่มีแผนงานรองรับ ไม่ค่อยจะเกิดประสิทธิผลของงานตามเป้าสักเท่าใดหรอก

ในเรื่องของข้อเสนอของการวางแผนให้มากเข้าไว้นี้  มีข้อแนะนำอยู่ว่า ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพนั้น มันเป็นไปได้ด้วยเงื่อนไขของการวางแผนงานที่ดี  คิดให้รอบคอบ คิดจากมุมมองที่หลากหลาย และสร้างข้อเสนอของการดำเนินงานที่เป็นไปได้หลายทางเลือก โดยเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก  

เมื่อคิดได้หลายตลบ ก็แทบจะไม่ต้องมานั่งกังวลภายหลังว่า ผลเสียที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานจะเป็นอย่างไร เว้นแต่ในสถานการณ์ที่คุณไม่อาจคาดหมายได้  นอกจากนี้  การวางแผนการทำงานที่ดี ยังช่วยให้เวลาและทรัพยากรอื่นที่จะใช้ในการทำงานลดลง  นั่นคือ ประสิทธิภาพของงานที่จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วยครับ

สร้างทัศนคติ “ทุกวันที่ผ่านไปจะดีกว่าวันวาน”

ว่าไปแล้ว การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดี  อาจจะไม่ได้เป็นเรื่องของการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต หรือมีการ เปลี่ยนแปลงทั้งระบบอย่างใดเลย  อาจจะเป็นเพียงการปรับวิธีการทำงานของเราเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ได้ผลผลิตของการทำงานสูงขึ้นก็ได้  เพราะสิ่งที่สำคัญของการสร้างประสิทธิภาพในการทำงานไม่ได้อิงกับขนาดของการเปลี่ยนแปลง  หากแต่เน้นในมิติของความต่อเนื่องของการเปลี่ยนแปลงมากกว่า  แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้นๆ ยังไม่ข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆกันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว

และแน่นอนว่า ผลตอบแทนสูงสุดที่เราได้จากการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานนั้น   ไม่ได้อยู่ที่ผลงานของเราหรือผลงานของหัวหน้า ขององค์กร แต่อยู่ที่ศักยภาพของสมองของเรามีการพัฒนามากขึ้น พร้อมกับประสบการณ์และทักษะของการทำงานที่เฉียบคมกว่าเดิม 

สมอง+ประสบการณ์คือสินทรัพย์ที่มนุษย์สามารถใช้เพื่อสร้างความมั่งคั่งให้กับตนเองครีบ

ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ผมเองอยากจะสื่อให้ท่านผู้อ่านเห็นถึงข้อจำเป็นที่เราจะต้องมีการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอยู่ตลอดเวลา   และจากที่เขียนมาซะยืดยาว ท่านผู้อ่านถึงบางอ้อหรือยังครับว่า ทำไมผมถึงใช้ชื่อบทความนี้ว่า “....เทคนิคง่าย ๆ ของการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน  เริ่มต้นที่ “ใจ”.... ”

เพราะเมื่อไม่มีใจที่จะทำมัน  ประสิทธิภาพในการทำงานที่อยากให้ได้ให้มี  ไม่มีทางที่จะเกิดขึ้นครับ   ใจที่จะปรับปรุงงานไม่ว่าเล็กน้อยหรือใหญ่โตเพื่อสร้างประสิทธิภาพในการทำงานนั้น  ตามติดมาด้วยการลงมือทำอย่างขาดไม่ได้เสียเลย   ใครก็ตามที่ยังไร้ซึ่งแรงจูงใจในการพัฒนางาน  คิดไปคิดมาว่าทำไปก็เท่านั้น  ผลงานเท่าเดิม หัวหน้าไม่เห็นความสำคัญหรืออื่นใดก็ตามแต่   หากคิดแบบนี้ต่อไปรับรองได้ว่าท่านจะอับเฉาในหน้าที่การงานเป็นแน่แท้   อย่าคิดอะไรไปแบบนั้นเลยครับ  เอาเป็นว่า รักตัวเองสักนิด  คิดเสียใหม่ว่าในการทำงานนั้น นอกจากเราจะได้ค่าตอบแทนในการทำงานในระดับที่เราพึงใจในวันนี้แล้ว  บริษัทยังใจดีให้เรายืมใช้เครื่องไม้เครื่องมือสารพัดโดยไม่ต้องเสียค่าน้ำค่าไฟให้กับบริษัทเลย  เพื่อให้เราได้พัฒนาฝีมือตัวเองโดยที่ผลงานที่ออกมาเป็น “ผลพลอยได้” ที่บริษัทได้รับจากการทำงานที่ตั้งใจ “ฝึก” ของคุณเท่านั้น 

คิดแบบนี้ อาจจะดีที่สร้างแรงจูงใจระลอกใหม่ให้กับตัวเอง