การปรับปรุงคุณภาพเพื่อการเพิ่มผลผลิต  เปรียบเสมือนกับการแก้ปัญหาเพื่อให้การทำงานที่มีประสิทธิภาพ  ประสิทธิผลที่ดีขึ้น  ในการปรับปรุงแก้ไขจะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องในทุกขั้นตอนของวิธีการการแก้ไขปัญหา       ซึ่งตามวิธีของการแก้ปัญหานี้ได้มีการใช้การแก้ปัญหาตามหลักวงจร PDCA  ของ W.E. Deming โดยในแต่ละขั้นตอนของการปฎิบัติจะต้องได้รับการตอบสนองการทำงานจากกลุ่มคนที่ทำงานด้วยกันร่วมกันทำจึงจะประสบผลสำเร็จ

การที่จะทำการปรับปรุงคุณภาพเพื่อที่จะเพิ่ม  Productivity  อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแล้วจำเป็นที่จะต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่ทำให้ผู้ที่ปฎิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจที่ตรงกัน  เมื่อพิจารณาถึงกระบวนการในการปรับปรุง Productivity แล้วกล่าวได้ว่ามีความคล้ายคลึงกับกระบวนการเพื่อการแก้ปัญหาเพราะเป็นลักษณะการที่องค์กรมุ่งเน้นที่ความพยายามเพื่อการปรับปรุงให้ดีขึ้น  โดยทั่วไปแล้วกระบวนการแก้ปัญหาตามวงจร PDCA ประกอบด้วย

1.       PLAN เป็นการค้นหาสาเหตุหรือหัวข้อของปัญหา  มีการกำหนดเป้าหมายของงานที่จะ

       ทำ  สำรวจสภาพปัจจุบันแล้วกำหนดแนวทางแก้ไข

2.       DO  เป็นการดำเนินการแก้ไข

3.       CHECK  เป็นการตรวจสอบผลการแก้ไข

4.       ACT  การกำหนดมาตรฐานและปรับปรุงให้ดีขึ้น

                การที่จะทำให้การปรับปรุงประสบความสำเร็จจะต้องมีความมุ่งมั่นเอาจริงต่อการปรับปรุง Productivity ขององค์กรไม่ว่าจะเป็นความมุ่งมั่นและการมีส่วนร่วมทำของผู้บริหารระดับสูง  ภาวะผู้นำและการมีส่วนร่วมทำของผู้บริหารระดับกลาง  ความพยายามอย่างเต็มกำลังของหัวหน้างานและพนักงานและการมีใจที่คิดดีคิดในแง่บวกอยู่ตลอดเวลาทำใจให้เข้มแข็งในการเผชิญกับปัญหาเพื่อให้ฟันฝ่าไปได้สำเร็จ   การดำเนินการปรับปรุง  Productivity  องค์กรอาจจะดำเนินการเองหรือติดต่อขอรับบริการจากองค์การที่ปรึกษา  ประกอบไปด้วยขั้นตอนหลักๆ คือ 1)  การรับความต้องการ  เป็นจุดเริ่มต้นที่องค์การติดต่อไปยังอง๕การที่ปรึกษาเพื่อขอรับการบริการในการปรับปรุง  Productivity

2) การเตรียมการเบื้องต้น เป็นการที่องค์การที่ปรึกษาต้องติดต่อเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ทราบ

และเกิดความเข้าใจตรงไปตรงมาต่อสภาพการทำงานจริง  3)  การนำเสนอแผนโครงการ  4)  การลงนามในสัญญาให้คำปรึกษาแนะนำ  5)  การให้คำแนะนำ  6)  การสรุปผลของโครงการ

                ในแบบของการปรับปรุงตามวงจร  PDCA  นั้นจะต้องทำไปตามขั้นตอนเพื่อให้เกิดผลที่ดีที่สุดโดยเริ่มที่ขั้นตอนแรก  PLANNING  STEP ในขั้นตอนนี้เป็นขั้นของการสำรวจเพื่อค้นหาและเลือกหัวข้อของปํญหาโดยรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ  โดยจะทำการศึกษาข้อมูลต่างๆ ที่องค์กรทำการบันทึกและเก็บรวบรวมไว้  มาจากการสัมภาษณ์ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง  ศึกษาสภาพการทำงาน ณ สถานที่จริง  จากนั้นทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ทราบจุดอ่อนจุดแข็งขององค์กนในภาพรวมด้วยวิธีการ  Productivity Analysis ประกอบไปด้วยการวิเคราะห์มูลค่าเพิ่ม  การวิเคราะห์ทางการเงิน  การวิเคราะห์เชิงกายภาพ  การวิเคราะห์ยอดขาย  ต้นทุนสินค้า  คุณภาพสินค้ารวมถึงการส่งมอบสินค้า  การสำรวจเกี่ยวกับปัจจัยด้านบุคลากร  การสำรวจเกี่ยวกับความสามารถด้านการบริหารจัดการ  ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้ทราบจุดที่เป็นปัญหาวิกฤตในภาพรวม  ปัญหาหลักๆ ที่เกิดขึ้นในส่วนของการผลิต  แล้วนำสิ่งที่ทราบเหล่านี้ไปเลือกหัวข้อของปัญหาที่ต้องการจะนำมาแก้ไขแล้วตั้งเป้าหมายเพื่อการปรับปรุงต่อไป  โดยที่การกำหนดเป้าหมายเพื่อการปรับปรุงจะต้องทำในลักษณะที่แคบลงมา  การเริ่มการปรับปรุงในระหว่างนี้จะมีการนำระบบ  7 QC Tool มาใช้เพื่อการเก็บและการวิเคราะห์ข้อมูลทีเป็นระบบ  ในการปรับปรุงนั้นจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนอย่างที่กล่าวในตอนแรกดังนั้นเป้าหมายที่ดีควรจะเป็น  SMART  Target คือ

                S-Specific  มีความจำเพาะเจาะจง  ผู้เกี่ยวข้องทุกคนสามารถทราบเป้าหมายของตนเอง

                M-Measurable  สามารถวัดได้

                A-Agree Upon  เป้าหมายเป็นที่ยอมรับ

                R-Realistic  เป็นเป้าหมายที่เป็นไปได้ในการบรรลุผลสำเร็จ

                T-Time Frame  มีระยะเวลาในการบรรลุเป้าหมาย

ขั้นตอนต่อไป  DOING  STEP  เป็นขั้นตอนของการทำให้เป็นไปตามแผนนั้นซึ่งแผนที่ดีจะต้องระบุเวลาในการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนและการใช้เครื่องมือในการแก้ปัญหาให้เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์ของแต่ละบริษัท  เพราะการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการปรับปรุงก็จะทำให้การปรับปรุงเกิดผลสำเร็จ  ในการลงมือปฏิบัติเพื่อการแก้ไขปัญหาผู้ปฏิบัติอาจได้รับ ขั้นต่อมาเป็นขั้นการ  CHECKING STEP  คือการตรวจสอบและติดตามผลการปฏิบัติ  เพื่อประเมินประสิทธิผลของแนวทางการแก้ไขปัญหา ในขั้นตอนนี้เป็นการเก็บตัวเลขข้อมูล หลังจากมีการปฏิบัติการแก้ปัญหาแล้ว เพื่อเปรียบเทียบกับข้อมูลก่อนการปรับปรุงงาน  โดยใช้เครื่องมือคิวซีในการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เป็นเครื่องมือช่วย เช่น ฮิสโตแกรม พาเรโตไดอะแกรม หรือแผนภูมิควบคุม  เป็นต้น  ตลอดจนตรวจสอบดูว่ามาตรฐานที่ได้ปฏิบัติไปนั้นมีผลกระทบต่อปัจจัยใดบ้างหรือไม่ จากนั้นเปรียบเทียบผลที่ได้กับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้นำผลการปรับปรุงไปเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้  หากได้ต่ำกว่าที่ควรให้กลับไปดำเนินการปฏิบัติใหม่  แล้วทำการระบุแยกแยะผลได้ทั้งทางตรงและทางอ้อมโดยพิจารณาผลที่เกิดขึ้นด้วยการสรุปคำนวณประโยชน์ที่ได้จากการแก้ปัญหานั้น โดยเฉพาะให้คิดออกมาเป็นตัวเงินเพราะจะเป็นหน่วยวัดที่สำคัญและเป็นรูปธรรมที่สัมผัสได้ง่ายกว่าในทางปฏิบัติแล้วการตรวจและติดตามผลสามารถทำให้หลายวิธีและหลายช่องทาง เนื่องจากการปรับปรุงเพื่อการแก้ปัญหาเป็นกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องที่ต้องดูแลและต้องติดตามอยู่ตลอดเวลา  ซึ่งในการทำงานแต่ละวัน หากได้กำหนดช่วงเวลาเพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานดังกล่าวไว้ด้วยก็จะทำให้โอกาสในการที่จะได้รับรู้ถึงความก้าวหน้าและรับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและยังทำให้กระบวนการในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างเอาจริงเอาจังมีความเป็นไปได้สูงด้วย

การตรวจและติดตามผ่านการประชุมของผู้บริหาร ปัญหาหรืออุปสรรคบางประการ หัวหน้างานอาจจะเข้าไปช่วยเหลือได้ไม่เต็มที่หรืออาจจะไม่อยู่ในสภาวะวิสัยที่จะยื่นมือเข้าไปแก้ไขได้  จำเป็นต้องให้ผู้บังคับบัญชาที่อยู่เหนือขึ้นไปเข้ามาดูแลและให้คำแนะนำ  อย่างไรก็ตาม การจะให้หัวหน้างานเข้าไปรายงานต่อผู้บังคับบัญชาโดยบอกว่ามีปัญหาเกิดขึ้นอาจจะเป็นได้ยาก  วิธีการหนึ่งที่จะทำให้ผู้บังคับบัญชาเข้ามามีส่วนร่าวมในเรื่องนี้ได้ง่ายขึ้นคือการให้มีการประชุมระดับผู้บริหารเพื่อติดตามเรื่องการปรับปรุงนี้อย่างต่อเนื่องเป็นปกติ

การตรวจและติดตามโดยกำหนดให้มีวันแห่งการเพิ่มผลผลิต   สำหรับพนักงานบางกลุ่มแล้ว  การแก้ไขปัญหาหรือการปรับปรุงงานอาจเป็นเรื่องใหม่หรือเป็นเรื่องที่ยากแก่การเข้าใจและลงมือปฏิบัติ  การจะผลักดันให้เกิดการแก้ไขปัญหาหรือการปรับปรุงงานอย่างจริงจังจึงไม่ใช่แค่การ “สั่ง” ให้พนักงาน “ทำ” เท่านั้น แต่จำเป็นต้องดำเนินการควบคู่ไปกับการสร้างบรรยากาศที่เป็น “บวก” ด้วย การส่งเสริมสนับสนุนและรณรงค์ทั้งองค์การให้เห็นถึงความสำคัญของการปรับปรุงงานนี้  บางองค์การอาจจัดงานที่เรียกว่า “วันแห่งการเพิ่มผลผลิต – Productivity Day”  ขึ้นทุกๆ 3 เดือน ซึ่งจะคล้ายกับวันเสนอผลงานของกิจกรรมคิวซี  เพียงแต่ในวันดังกล่าวนี้มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญคือมุ่งสร้างให้เกิดการตื่นตัวและเกิดความเป็นกันเองร่วมกันในทุกระดับต่อการปรับปรุงงาน

ACTION  STEP  ปกติเมื่อเราทำการ “ตรวจสอบและติดตามผล (Check)” แล้วผลที่เกิดขึ้นจะมี 2 กรณีคือ

1.     ผลที่ได้เป็นไปตามแผน  คือการจัดทำเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน

2.     ผลที่ได้ไม่เป็นไปตามแผน 

ACT  นั้นจะประกอบไปด้วยการลงมือกระทำ 3 ระดับคือ

1.     การแก้ไข (Correction

2.     การจัดทำเป็นมาตรฐาน (Standardization)

3.     การปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น (Improvement)

การกำหนดเป็นมาตรฐานในขั้นตอนนี้ก็เพื่อเป็นการยุติสาเหตุของปัญหาและนำเอามาตรฐานการปฏิบัติที่ถูกต้องแล้วไปปฏิบัติอย่างจริงจังเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมเกิดขึ้นซ้ำเมื่อปัญหาหรือหัวข้อที่ได้เลือกมาทำการปรับปรุงนั้นได้รับผลสำเร็จที่ดีจนสามารถกำหนดเป็นมาตรฐานในการทำงานได้  ถือว่ารอบของวงจร PDCA ต่อเรื่องนั้นได้สัมฤทธิ์ผลสมบูรณ์

สรุปแล้ว Productivity  Improvement นั้นเน้นตามขั้นตอน P-D-C-A เพื่อแสดงให้เห็นว่าการปรับปรุงด้าน Productivity เป็นวงจรที่ไม่สิ้นสุด และเป็นกระบวนการอย่างต่อเนื่อง เพราะว่าการปรับปรุงเมื่อไม่กระทำอย่างต่อเนื่องก็ทำให้ไม่เกิดผลการปฏิบัติ  โดยที่บางครั้งผู้ที่ปฏิบัติอยู่อาจจะกระทำอยู่  ปฏิบัติอยู่แต่ผู้บังคับบัญญชาไม่ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องก็ไม่เกิดผลในทางที่ดีขึ้นและในการที่จะทำการปรับปรุง Productivity โดยหมุนวงจร PDCA ไปเรื่อยๆทำให้ปัญหาต่างๆ ที่มีอยู่จะได้รับการแก้ไขมีการทบทวนในสิ่งที่เกิดขึ้นและได้รับการปรับเปลี่ยนกลวิธีต่างๆ  จนกระทั่งจะไม่เกิดซ้ำอีก แต่อย่างไรก็ตามการที่จะให้ประสบผลสำเร็จเลยในครั้งเดียวย่อมเป็นไปได้ยาก  และ  การที่จะทำได้ดังนี้จำเป็นต้องได้รับความร่วมมืออย่างจริงจังจากผู้ร่วมงานทุกๆคนและผู้บังคับบัญชาจะต้องกระทำให้เห็นเป็นตัวอย่างและสม่ำเสมอพร้อมๆ กับการเปิดใจและมีทัศนคติเป็นบวกต่อการปรับปรุงงานเหล่านั้น บางครั้งการที่ผู้บังคับบัญชามีความเห็นว่างานนั้นๆ  ดีอยู่แล้วแต่เมื่อสอบถามจากผู้ปฏิบัติแล้วอาจจะได้รับคำตอบว่ายังไม่ดี  หรือยังไม่ดีพอและสามารถที่จะทำให้ดีมากยิ่งขึ้นซึ่งแสดงให้เห็นถึงการเข้ามามีส่วนร่วมในการให้ข้อคิดเห็นและมีแนวทางที่จะแก้ไข  จะเห็นได้ว่าการที่จะทำการปรับปรุงคุณภาพเพื่อที่จะเพิ่ม  Productivity  อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแล้วจำเป็นที่จะต้องมีขั้นตอนที่ชัดเจนที่ทำให้ผู้ที่ปฎิบัติงานมีความรู้ความเข้าใจที่ตรงกัน  บทบาทและทัศนคติพื้นฐานต่อการปรับปรุงงานตามวงจร PDCA ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องไม่ใช่ที่คนใดคนหนึ่งกระทำเพียงคนเดียว     เนื่องจากการปรับปรุงเพื่อการแก้ปัญหาเป็นกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องที่ต้องดูแลและต้องติดตามอยู่ตลอดเวลา  ซึ่งในการทำงานแต่ละวัน หากได้กำหนดช่วงเวลาเพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานดังกล่าวไว้ด้วยก็จะทำให้โอกาสในการที่จะได้รับรู้ถึงความก้าวหน้าและรับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและมีแนวทางในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว